Resumen de los puntos claves de GTD (Organizate con eficacia)

Resumen de los puntos claves de GTD Me considero un seguidor de GTD, llevo un par de años aplicando el sistema en mi día a día, aunque últimamente estoy “tuneando” para hacer un sistema adaptado a mi, pero siempre utilizando como base el sistema GTD. Lo bueno que tiene GTD es que es fácil remontar y empezar de nuevo si una vez hemos perdido el enfoque.

En este post intentaré hacer un resumen de sus métodos para capturar, identificar y manejar el inventorio total de nuestros compromisos.

1. Coleccionar

  • Capturar todo en tus bandejas de entrada (email, moleskine, el contestador del teléfono etc) que tiene tu atención para sacarlos de tu memoria de corto tiempo.
  • Ten la cantidad mínima de estas bandejas de entrada.
  • Vacíalas con regularidad, a través de procesamiento y organización.

2. Procesar

  • Procesa los ítems que has colecionado
  • Si no es factible de realizar, tíralo o guárdalo para una acción posterior o archívalo para su referencia.
  • Si es realizable, decide por el paso físico más próximo, ejecutarlo (si menos de 2 minutos), o delegarlo a alguien (apuntar en una lista de recordatorio de acciones). Si una acción no cerrara el bucle, tienes que identificar el compromiso como un proyecto y ponerlo en un lista de recordatorio de proyectos.

3. Organizar

  • Agrupar los resultados del procesamiento en categorías adecuadamente recuperables para revisión. Las cuatro categorías claves son:
    • 1. Proyectos (Proyectos de los cuales tienes compromisos para acabar).
    • 2. Calendario (Acciones que tienen que pasar en un día y/o hora específica).
    • 3. Próximas acciones (acciones para realizar lo más pronto posible).4.
    • 4. Esperando a (Proyectos y acciones que otros tienen que hacer y que tienen importancia para ti).
  • Añadir subcategorías de estos listados si simplifica su uso (@llamadas, @casa, @ordenador, @recados, etc.).
  • Añadir una lista de objetivos y valores que tiene importancia para ti.
  • Añadir listas de control que pueden ser de ayuda (descripción de trabajo, listas de organización etc.)
  • Mantén una sistema de archivo general para referencia. No tiene acción pero necesita ser recuperable.
  • Mantén una sistema guardado para acciones posibles para fechas más posteriores (listados un día/quizás, calendario, etc)
  • Mantén archivos de información/soporte para proyectos que los necesitan (puede ser archivado en la sistema de referencia o en una aparte.).

4. Revisar

  • Revisa el calendario y listas de acciones diariamente (o cuándo es posible ejecutar alguna de ellas)
  • Lleva a cabo una revisión semanal para limpiar, actualizar, delegar, mantener y avanzar tus sistemas.
  • Revisa tus listas de largo plazo de objetivos, valores y visiones con la frecuencia requerida para mantener tus listas de proyectos completa y actual.

5. Hacer

  • Ejectua tus elecciones de acciones basado en lo que puedes hacer (contexto), cuánto tiempo tienes, cuánto energía tienes, y después por prioridad.
  • Sé flexible manteniendo un sistema de avisos de acciones “de toda tu vida”, siempre accesible para revisión, confiando en tu intuición para deciciones de momento a momento.
  • Asegura las mejores elecciones intuitivas a través de un enfoque consistente y regular a tus prioridades. (¿Qué valor tiene para mi haciendo A en vez de B?)
  • Pista de despegue– acciones actuales (diarias)
  • 10.000 metros – proyectos actuales (semanal)
  • 20.000 metros – responsabilidades actuales (mensual)
  • 30.000 metros – objetivos de 1 a 2 años (trimestral)
  • 40.000 metros – objetivos de 3 a 5 años (anual)
  • 50.000 metros – carrera, propósitos, estilo de vida (anual +)

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Erik

  • No sé por qué, pero no acabo de empaparme de entusiasmo por el GTD.

    Un saludo!

    P.d.: ¿La foto es tuya?

  • Hola, yo también me considero un “seguidor” del GTD aunque de la rama blanda, es decir, a mi bola 🙂 A veces me sobrecargo con tantas tareas con lo que últimamente estoy intentando simplificar, hacer menos actividades y hacer lo prioritario.
    No obstante enhorabuena por el post, muy buen resumen del método.

    Un saludo.

  • Me gusta la idea. Pero creo que es importante también el remarcar la importancia de pararse para poder hacer cada una de estas cosas, porque muy a menudo el tren de trabajo es tan rápido ( o lo creemos tan rápido, o a nosotros incapaces de controlarlo) que se excusa la falta de organización y definición en la falta de tiempo. Qué piensas tú?

  • @Pedro
    Creo que a mucha gente se asusta por el enfoque de “captar todo”, personalmente no sigo cada faceta del método si no más bien sacando trucos. Nope, la foto no es mia, es de flickr publicado como creative commons, debería poner el nombre de quién lo sacó pero no logro entender como se relaciona un nombre con la foto,

    Oscar veo que tu lo estás haciendo, ¿me puedes dar un pista como integrar el nombre?

    @Oscar
    Rama blanda, jeje, pues, yo también. Creo que has identificado un problema con GTD, porque realmente se trata de hacer más? ¿No deberíamos hacer menos? Me parece que Tim Ferriss de 4 Hour Work Week habla de eso. ¿Has leído el libro?

    @Kike
    Creo se trata justamente de eso, tomarse el tiempo, identificar proyectos y sus acciones y poner todo en un sistema en que tienes confianza. Hay que reservar dos días para eso. El objetivo final de GTD es sacar todo de la cabeza y introducirlo a un sistema para tener más tranquilidad de espíritu.

  • Me gusta. Creo que me interesaría documentarme más sobre este tema. Es algo que personalmente, debido a mi mala memoria, podría sacar un muy buen uso. Voy a echarle un ojo a los links que indicas.

  • El GTD está muy bien como concepto teórico, pero lo veo de difícil aplicación en la práctica (aunque no imposible). Creo que si alguien saca una versión más light o lo orienta como marco de referencia para organizar nuestras acciones, tal vez tenga mayor acogida.

  • Hola SM,

    Lo que tiene GTD es que es muy ambicioso, estoy bastante seguro que la mayoría de sus “seguidores” no aplican todo el sistema. Sacan unos trucos para mejorar su eficiencia. También creo que una versión más light sería interesante…

  • Hola Eric,

    Te lo preguntaba por si utilizabas un iPhone y una moleskine (me hubiera encantado que me dijeras que sí, jejeje).

    Un saludo!

  • 🙂 el moleskine si, pero como aún no hay iPhone aquí… pero me encantaría uno

    saludos!

  • Hola,
    me alegra leer en los comentarios que hablais de “rama blanda”, “versiones light”, por que lo veo tan imposible de asumir al 100%, bueno ni al 70%, bueno ni …, en fín.

    Un saludo.

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  • Javierbolanosr

    Es Curioso, como no se añade en el articulo, uno de los puntos más importantes, el algoritmo de la metodología, Es muy importante complementar este articulo con el algoritmo…

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