Me considero un seguidor de GTD, llevo un par de años aplicando el sistema en mi día a día, aunque últimamente estoy “tuneando” para hacer un sistema adaptado a mi, pero siempre utilizando como base el sistema GTD. Lo bueno que tiene GTD es que es fácil remontar y empezar de nuevo si una vez hemos perdido el enfoque.
En este post intentaré hacer un resumen de sus métodos para capturar, identificar y manejar el inventorio total de nuestros compromisos.
1. Coleccionar
- Capturar todo en tus bandejas de entrada (email, moleskine, el contestador del teléfono etc) que tiene tu atención para sacarlos de tu memoria de corto tiempo.
- Ten la cantidad mínima de estas bandejas de entrada.
- Vacíalas con regularidad, a través de procesamiento y organización.
2. Procesar
- Procesa los ítems que has colecionado
- Si no es factible de realizar, tíralo o guárdalo para una acción posterior o archívalo para su referencia.
- Si es realizable, decide por el paso físico más próximo, ejecutarlo (si menos de 2 minutos), o delegarlo a alguien (apuntar en una lista de recordatorio de acciones). Si una acción no cerrara el bucle, tienes que identificar el compromiso como un proyecto y ponerlo en un lista de recordatorio de proyectos.
3. Organizar
- Agrupar los resultados del procesamiento en categorías adecuadamente recuperables para revisión. Las cuatro categorías claves son:
-
- 1. Proyectos (Proyectos de los cuales tienes compromisos para acabar).
- 2. Calendario (Acciones que tienen que pasar en un día y/o hora específica).
- 3. Próximas acciones (acciones para realizar lo más pronto posible).4.
- 4. Esperando a (Proyectos y acciones que otros tienen que hacer y que tienen importancia para ti).
- Añadir subcategorías de estos listados si simplifica su uso (@llamadas, @casa, @ordenador, @recados, etc.).
- Añadir una lista de objetivos y valores que tiene importancia para ti.
- Añadir listas de control que pueden ser de ayuda (descripción de trabajo, listas de organización etc.)
- Mantén una sistema de archivo general para referencia. No tiene acción pero necesita ser recuperable.
- Mantén una sistema guardado para acciones posibles para fechas más posteriores (listados un día/quizás, calendario, etc)
- Mantén archivos de información/soporte para proyectos que los necesitan (puede ser archivado en la sistema de referencia o en una aparte.).
4. Revisar
- Revisa el calendario y listas de acciones diariamente (o cuándo es posible ejecutar alguna de ellas)
- Lleva a cabo una revisión semanal para limpiar, actualizar, delegar, mantener y avanzar tus sistemas.
- Revisa tus listas de largo plazo de objetivos, valores y visiones con la frecuencia requerida para mantener tus listas de proyectos completa y actual.
5. Hacer
- Ejectua tus elecciones de acciones basado en lo que puedes hacer (contexto), cuánto tiempo tienes, cuánto energía tienes, y después por prioridad.
- Sé flexible manteniendo un sistema de avisos de acciones “de toda tu vida”, siempre accesible para revisión, confiando en tu intuición para deciciones de momento a momento.
- Asegura las mejores elecciones intuitivas a través de un enfoque consistente y regular a tus prioridades. (¿Qué valor tiene para mi haciendo A en vez de B?)
- Pista de despegue– acciones actuales (diarias)
- 10.000 metros – proyectos actuales (semanal)
- 20.000 metros – responsabilidades actuales (mensual)
- 30.000 metros – objetivos de 1 a 2 años (trimestral)
- 40.000 metros – objetivos de 3 a 5 años (anual)
- 50.000 metros – carrera, propósitos, estilo de vida (anual +)
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