Como hacer más (y hacerlo mejor) en menos tiempo

Ley de Parkinson

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine – Ley de Parkinson

Un mes de improvisación

Acabo de terminar un proyecto en el cual llevo un poco más de un mes dedicando todo mi tiempo, al principio del proyecto pensaba que todo estaba controlado pero poco a poco se fueron añadiendo más y más “proyectos dentro del proyecto” y al final resultó ser un proyecto faraónico y confieso que por momentos estuve bastante angustiado.

Aún más frustrante fue intentar ejecutar el proyecto en modo GTD haciendo listados que sobre papel parecieron lógicos pero que a los 15 minutos resultaron ser inútiles porque surgieron situaciones dónde teníamos que improvisar y replantear proyectos al instante, algo que pasó casi a diario durante un par de semanas.

Hay proyectos y hay proyectos

Un tema sobre que el que he reflexionado antes, pero que este proyecto me acaba de confirmar, es nuestra capacidad de, a pesar de tratarse de un deadline totalmente “imposible”, en alguna manera sacar la energía y la inteligencia para acabarlo, y además con un resultado excelente. Y al mismo tiempo hay proyectos en cuál se dedica meses pero su resultado no está ni cerca del resultado del proyecto “apretado”. ¿Cómo puede ser?

Siempre he pensado que tiene que ver con el tipo de cliente y tipo de proyecto y que “son proyectos que a veces salen así.” Hasta ayer cuándo tuve mi primer encuentro con una ley que se llama Parkinson.

Una ley de time-management poco conocida

La ley de Parkinson dice que una tarea aumenta en (percibido) importancia y complejidad en relación al tiempo reservado para su terminación. Cuándo ayer leí esa frase en el libro de Tim Ferriss tuve una verdadera experiencia de ¡Eureka! Es tan simple, y tan cierto, habíamos estado practicando la ley de Parkinson durante todo el proyecto sin saberlo.

Se trata de la magia de una fecha de entrega inminente. Si tienes 36 horas para completar un proyecto, la presión de tiempo te fuerza enfocarte en su ejecución, y no tienes tiempo para más que para temas esenciales. Si tienes 6 semanas, es más que seguro que crees un monstruo mental que resulta más difícil realizar. El resultado final de un deadline más corto es seguramente de igual o superior calidad debido a un enfoque mejor.

Personalmente como consultor de diseño, el Parkinson’s Law tiene otro efecto curioso. Es como si fuerza un pensamiento de “menos es mas” y ni yo ni el cliente tiene tiempo para hacer soluciones “ornamentales”.

Me encantaría escuchar vuestras experiencias con esta ley, concientes de ella o no. Yo veo aplicaciones muy prometedoras, p ej veo que hay sinergia entre la ley de Parkinson y la ley de Pareto que en sentidos de time-manegement son muy interesantes.

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Foto cortesía de Photocapy

               

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Erik

  • Pingback: El trabajo se expande. (Como los gases perfectos)()

  • Sí, muy cierto. Conocía la ley, y me da rabia tener que aceptarla, porque parece que no podamos gestionar nuestro tiempo de forma eficiente hasta que no tengamos presión sobre nosotros.

  • Hola Erik, muy interesante el blog en general y los temas que planteas.
    En el caso de la ley de parkinson, creo que podemos matizar.
    En realidad, de lo que hablamos es de gestión de tiempo y es cierto que una de las reglas de una buena gestión de tiempo es aquella que dice que es necesario ponerse plazos, pero esta sola regla no alcanza. Una buena gestión de tiempo implica además: Planificar, saber ponerse límites, saber decir NO, tener una agenda y cumplirla y la más importante: no atender el telefono porque suena ni abrir la puerta por la misma razón. Esta última regla es la del downsizing que seguramente conocerás y que se refiere más a gestión de stress.
    pero gestión de tiempo y de stress son hermanas gemelas en el management.-
    El efecto de la Ley de parkinson no olvides que surge en un contexto burocrático y eso nunca puede ser bueno, sí es cierto que al acercarse un plazo, la tarea ocupa más espacio y parece que nos focalizamos pero esto solo indica que hemos perdido tiempo o lo hemos invertido mal.
    Si tenemos un cliente que no sabe mandar y no tiene una visión clara de lo que quiere ese objetivo y los plazos los debemos poner nosotros. Parcelar la tarea y cumplirla por plazos de entrega parciales disminuye el agobio.
    Llevar una agenda con objetivos principales y secundarios, tareas y sub-tareas, tb ayuda; así como tomarse el trabajo de evaluar cuanto tiempo me lleva cada actividad por día.
    En todo caso se trata siempre de lo mismo en todos los órdenes de la vida : saber distinguir entre lo “URGENTE” y lo “IMPORTANTE”.
    Un abrazo

  • La ley de Parkinson es muy útil, y explica exactamente porque debes dividir tareas y proyectos grandes en partes pequeños: para la mente, una parte pequeño de un proyecto tiene más importancia que el proyecto final.

  • @Kike, es justamente eso que me gusta de este ley, que se pongamos límites de tiempo para ejecución resulta más fácil terminar.

    @Raquel, hola! :-), es como dices saber ponerse límites… Creo que puede surgir sinergía interesante entre la regla de 80/20 y Parkinson, es decir hacer menos y mejor para menos clientes y todo en menos tiempo. Es una situación win-win…hmm, lo tengo que pensar más…

    @Jeroen. Exacto, fragmentar proyectos en pequeños partes es importante a la hora de mentarlizar un proyecto. Pero también para ejecución. Es decir ser pragmatico en la hora de ejecutar proyectos.

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  • ABIEL

    EN BERDAD ESTO ES MUY INTERESANTE, POR QUE TE AYUDA. NO CAVE DUDA QUE EN OCASIONES PARA MEJORAR ALGUNOS ASPECTOS DE NUESTRA VIDA . NADIEN ES PERFECTO PERO ALGO SI ES SEGURO QUE CADA QUIEN TRATA DE HACER LAS COSA QUE NOS INTERESAN LO MEJOR POSIBLE .
    I DESDE LUEGO QUE UNO BUSCA METODOS PARA SOLUSIONAR LOS PROBLEMAS DERIVADOS DE ALGUNAS ACCIONES O DESICIONES QUE TOMAMOS.
    EN OCASIONES UNO SAVE LA RESPUESTA YA SEA POR MOTIVOS DE INSEGURIDAD O POR NESEDAD O NO SAVE LO QUE PUEDA PASAR EN EL TRASCUSO DEL TRAYECTO O POR CONFUSIONES DE IDEAS QUE JIRAN EN NUESTRA CAVESA Y QUE NOS HACEN SENTIRNOS CONFUNDIDOS.
    INDUDABLEMENTE PARA TODO HAY UNA RESPUESTA SATISFACTORIA QUE NOS AYUDA.
    PERO NO SOY ESPERTO, PERO TEDOY UN CONSEJO LOS PROBLEMAS TIENEN DIFERENTES TIENPOS DE SOLUCION HAY PROBLEMAS QUE REQUIEREN SOLUCION RAPIDA (UNO NO SAVE QUE HACER ) EN ESTE CASO HAY QUE SOLISITAR AYUDA IR CON PERSONAS QUE CREES QUE TE PUEDEN AYUDAR PIDELES CONSEJOS Y SACA UNA CONCLUCION.
    SEGUNDA OPCION. HAY COSAS QUE EL TIEMPO LAS SOLUSIONA HAY QUE SER PASIENTE (ANALISA QUE REPUESTA PUEDES USAR.) NO HACER LAS COSA PRESIPITADAMENTE POR QUE ACAREA CONSECUENSIAS CON DESARROLLO PROBLEMATICO, HAY QUE PERSEVERAR Y ESPERAR EL MOMENTO OPORTUNO PARA ACTUAR . (PUEDES PEDIR CONSEJOS.) UN SALUDO CORDIAL ABIEL

  • ALBERTO

    GRASIAS POR LOS CONSEJOS.

  • @Abiel
    ¡Gracias por tus consejo y bienvenido a Hábitos Vitales!

    @Alberto
    ¡Gracias a tí por pasar y comentar!

  • Ili

    En agosto del año pasado comence mi tesis, puedo decir que desde enero de este año a agosto no avance nada, estaba tan confundida y sentia que era tanto lo que tenia que aprender, leer y averiguar que al final no me encargaba de nada…paso el tiempo y llego septiembre y comence a apurarme por que en diciembre debia terminar..finalmente como se imaginaran noviembre fue el mes mas productivo lejos! Dedique el mismo tiempo que antes pero ahora habian resultados y avances, claro tenia el factor tiempo que me angustiaba….por ahora ya tengo gran parte resuelta pero me postergaron la fecha para enero..lo que trajo nuevamnete un comienzo de diciembre leento y con poco avance. Estube angustiada cuando sentia ke tenia que hacer mucho y no avanzaba..y cuando ya no tenia tiempo. Si me dan a elegir la angustia con tiempo encima es un sacrificio mas corto
    Saludoss

  • Hola!

    El problema de la Ley de Parkinson creo que puede estar en no aplicarla correctamente.

    Es decir, creo que no se trata de quedarse en el mero: “con un plazo menor, me enfoco mejor”, porque entonces es un círculo vicioso de estrés y de “cambios sobre cosas hechas con anterioridad demasiado rápido”.

    Lo ideal, como se apunta en los anteriores comentarios, es sencillamente identificar a priori las cosas importantes y dividir el proyecto atendiendo a estas.

    En cualquier caso esto último no es una tarea sencilla, y por eso, a menudo se acaba planteando cualquier proyecto en términos de “dadline” en lugar de analizar las metas primero y luego calcular los plazos.

    Salu2 de jEsuSdA 8)

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  • En mi opinión, también se pueden crear plazos ficticios que generan cierto nivel de presión y que ayudan a terminar una actividad antes del tiempo límite. Una persona que aprende a “enfocarse” puede obtener resultados extraordinarios aún antes de los límites establecidos.

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