Un objetivo sin un plan es solo un deseo – Antonie de Saint-Exupery
La semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a veces son directamente aburridas. Personalmente creo que demasiadas veces se convocan reuniones que son una pérdida de tiempo. Esto es muchas veces a debido a que no se entra en estas reuniones con objetivos fijados y tampoco itinerarios que muestren los puntos que se tratarán (p ej, normalmente no se envía un mail con un listado de las temas). Esto concluye saliendo de la reunión sin tener las próximas acciones claras para cada uno de los integrantes del equipo.
Pensándolo un poco más me dí cuenta que existe el mismo problema en proyectos dónde (por propia experiencia en empleos anteriores) no se define como qué es un proyecto exitoso. Es decir, ¿como se sabe que un proyecto es un éxito, si todos los integrantes del proyecto no tienen claro qué sensación da un proyecto exitoso?. Dá igual el tipo de proyecto: desde un festival que dura 3 semanas o la compra y la instalación de un nuevo reproductor Blu-Ray.
Nosotros intentamos seguir el modelo natural de planificación que propone David Allen para definir nuestros proyectos y sus resultados. Facilita un control “vertical”, un método muy eficiente en la hora de procesar un proyecto o situación especifico.
El punto número dos me parece importante: cómo vamos a conocer el éxito si no lo hemos definido? Tiene mucho que ver con la visualización.
1. Propósitos/principios guía
- ¿Porqué se hace este proyecto?
- Cuáles son los criterios claves a seguir al momento de tomar decisiones y acciones para el proyecto. ¿Cuáles son las reglas de juego de este proyecto?
- El propósito y los principios son los criterios que hacen de guía para tomar decisiones en este proyecto.
2. Misión/Visión/Objetivo/Resultado exitoso
- ¿Como sería si el proyecto si fuese un éxito total? ¿Cómo sabría que ha sido un éxito?
- ¿Qué imágen tendría y como se sentiría el éxito para cada uno de los integrantes del proyecto?
3. Brainstorming
- ¿Cuáles son los aspectos que se me ocurren cuándo pienso en el proyecto? Cuál es la realidad actual?
- ¿Qué sé? ¿Qué no sé? ¿Qué debería tener en cuenta? ¿Qué no he tenido en cuenta? Etc
- Sé completo, abierto y objetivo, y resiste el análisis crítico
- Intenta ver desde todos puntos de vista
4. Organización
- Identifica componentes (subproyectos), secuencias, y/o prioridades
- Crea esbozos, listados por puntos o cartas de organización necesarias para revisión y control.
5. Próximos pasos
- Determine próximos pasos de los componentes actuales independientes. (Qué debería ser mi siguiente paso, y quién lo hará)
- Si se necesita más planificación, determine el próximo paso para su realización.
¿Como planteaís vosotros vuestros proyectos? ¿Después de haber terminado un proyecto, se sienten para analizar el resultado obtenido? ¿Utilizan cuadros de mando?
Entradas relacionadas:
GTD – El repaso semanal
Resumen de los puntos claves de GTD
