GTD – El modelo de planificación natural

GTD 2

Un objetivo sin un plan es solo un deseo – Antonie de Saint-Exupery

La semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a veces son directamente aburridas. Personalmente creo que demasiadas veces se convocan reuniones que son una pérdida de tiempo. Esto es muchas veces a debido a que no se entra en estas reuniones con objetivos fijados y tampoco itinerarios que muestren los puntos que se tratarán (p ej, normalmente no se envía un mail con un listado de las temas). Esto concluye saliendo de la reunión sin tener las próximas acciones claras para cada uno de los integrantes del equipo.

Pensándolo un poco más me dí cuenta que existe el mismo problema en proyectos dónde (por propia experiencia en empleos anteriores) no se define como qué es un proyecto exitoso. Es decir, ¿como se sabe que un proyecto es un éxito, si todos los integrantes del proyecto no tienen claro qué sensación da un proyecto exitoso?. Dá igual el tipo de proyecto: desde un festival que dura 3 semanas o la compra y la instalación de un nuevo reproductor Blu-Ray.

Nosotros intentamos seguir el modelo natural de planificación que propone David Allen para definir nuestros proyectos y sus resultados.  Facilita un control “vertical”, un método muy eficiente en la hora de procesar un proyecto o situación especifico.

El punto número dos me parece importante: cómo vamos a conocer el éxito si no lo hemos definido? Tiene mucho que ver con la visualización.

1. Propósitos/principios guía

  • ¿Porqué se hace este proyecto?
  • Cuáles son los criterios claves a seguir al momento de tomar decisiones y acciones para el proyecto. ¿Cuáles son las reglas de juego de este proyecto?
  • El propósito y los principios son los criterios que hacen de guía para tomar decisiones en este proyecto.

2. Misión/Visión/Objetivo/Resultado exitoso

  • ¿Como sería si el proyecto si fuese un éxito total? ¿Cómo sabría que ha sido un éxito?
  • ¿Qué imágen tendría y como se sentiría el éxito para cada uno de los integrantes del proyecto?

3. Brainstorming

  • ¿Cuáles son los aspectos que se me ocurren cuándo pienso en el proyecto? Cuál es la realidad actual?
  • ¿Qué sé? ¿Qué no sé? ¿Qué debería tener en cuenta? ¿Qué no he tenido en cuenta? Etc
  • Sé completo, abierto y objetivo, y resiste el análisis crítico
  • Intenta ver desde todos puntos de vista

4. Organización

  • Identifica componentes (subproyectos), secuencias, y/o prioridades
  • Crea esbozos, listados por puntos o cartas de organización necesarias para revisión y control.

5. Próximos pasos

  • Determine próximos pasos de los componentes actuales independientes. (Qué debería ser mi siguiente paso, y quién lo hará)
  • Si se necesita más planificación, determine el próximo paso para su realización.

¿Como planteaís vosotros vuestros proyectos? ¿Después de haber terminado un proyecto, se sienten para analizar el resultado obtenido? ¿Utilizan cuadros de mando?

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Foto cortesía de tsak_d

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Erik

  • Gracias por recoger el guante y por el enlace. La verdad es que el artículo me ha resultado muy interesante. Esto de los proyectos a veces es realmente complejo y hay que tener una buena hoja de ruta para llegar a buen puerto.

    Un saludo!

  • Lo bueno de este modelo es que realmente es natural. Mira por ejemplo qué pasa típicamente si un proyecto no funcione:

    En la primera reunión, siempre hay alguien que pregunta ¿Qué hacemos ahora? (definir los próximos pasos). En la siguiente reunión se nota que todavía no ha cambiado nada, y se reorganizan las tareas (organización). Después de la reorganización, el proyecto aun tiene problemas, y se pregunta ¿Quién tiene una idea? (lluvia de ideas). En este momento normalmente se contracta un consultor externo, y si es un consultor bueno su primera pregunta debe ser ¿Qué es el resultado deseado? (misión), etc.

    De arriba hacia abajo o al revés, al final siempre se aplica el modelo natural de planificación.

  • Esto que escribes me recuerda a lo que comentó John Hunt en el Financial Times, quien dijo que el 15 por ciento de los directivos padece el “Síndrome de Aburrimiento Ejecutivo” en la reuniones y en la dirección de proyectos 🙂
    Básicamente, no escuchan atentamente y no aceptan con naturalidad las ideas ajenas. En las reuniones, sólo atienden a sí mismos (lo que podríamos denominar el “Síndrome del Pavo Real”).

  • @Pedro Robledo
    Si, como no me gusta demasiado reuniones me fijé más en el aspecto de proyectos que me interesan un más. Diría que 90% de las reuniones son una pérdida de tiempo.

    @Jeroen Sangers
    Yep, es todo natural, de hecho el modelo está basado en como el cerebro naturalmente divide tareas verdad? Me acuerdo haber leído algo así en Getting Things Done.

    @Pilar
    Si, me imagino que a la mayoría de los ejecutivos les gustaríán poder clonarse para no tener que asistir tanta tontería 🙂 Voy a leer sombre el síndrome del pavo real… o lo acabas de inventar? 🙂

  • Tienes toda la razon, una reunion sin los puntos vitales a tratar no tiene sentido, todo se acaba en nada y encima cunando te preguntas si te has enterado dices SI, por no quedar mal…
    Jeje, buen post !!

  • No utilizo cuadro de mandos. En la planificación estratégica que yo hago con el Director Ejecutivo, planteamos una serie de fines de mi área, como la esencia de lo que debe hacer. Después establecemos las concreciones numéricas para cada fin, y establecemos checkpoints de control y modificación por si la previsión no se ajusta; y luego establecemos las herramientas que vamos a utilizar.
    Realmente lo que más me sirve, es tener mis ideas claras, y mi libreta actualizada diariamente.
    Ah, voy a empezar con las listas semanales este lunes!

  • @Antonio Velo
    Gracias por tus palabras y si, mucha gente dice si, me imagino por miedo de no quedar como alguien que no entiende.

    @Kike
    Tiene sentido como lo planteas, primero saber cuales son tus responsibilidades dentro de tu area (sobre ello habla David Allen en GTD también). Los checkpoints son muy importantes. ¿Al principio del proyecto definen (más allá de números) como sería la sensación de un proyecto exitoso?

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