Porque agrupar tareas te ahorra tiempo

Porque agrupar tareas te ahorra tiempo

Una de las ideas fuertes de organización y productividad personal es la idea de procesar por lotes. El idea es simple: Es más eficiente y más fácil para la mente ejecutar tareas por grupos. Por experiencia personal estoy seguro que procesamiento por lotes ha sido clave en el momento de desarrollar una productividad personal éxitosa. La mente tiene que hacer un cambio para prepararse y enfocarse para una nueva tarea.

Si piensas en grupos, trabaja en grupos

La conclusión más lógica sería de que si piensas en grupos de ideas relacionadas que forma una entidad, no sería mejor trabajar así también? Ir contra el flujo de la mente es contra-productivo. En vez de hacer las cuentas escribiendo un reporte, lo natural sería agrupar todas las tareas que están relacionadas con hacer las cuentas y ejecutarlas en una sesión. ¿Correcto?

Estoy seguro que si mezclas tareas a lo largo del día:

  • Pasas más tiempo acabando las tareas
  • Dedicarás más tiempo cambiando entre tareas
  • Pierdes un cantidad del día significante

Cada vez que paras lo que estás haciendo o haces un café o llamas a tu madre después de media hora de hacer las cuentas, en lugar de seguir escribiendo el reporte… pierdes tiempo. Cada vez que tienes que empezar de nuevo pierdes tiempo preguntandote dónde lo dejaste y seguir con las tareas en las que estabas antes. Yo he notado que al final del día, cuando lo sumas, puede ser que hayas perdido de 1/2 a 2h porque este estilo de planificación de tareas no es eficiente.

Controlando tus grupos

Haz un listado de todas las tareas que vas completando a lo largo de tu día laboral, desde el primer chekeo del email hasta el repaso de tareas a las 17:00 (todo lo que haces en tu día). Todo. Luego, utilizando una herrameinta con que te sientes bien, sea una aplicación de mindmapping como MindManager o simplemente un papel (mi preferido) agrupa todas las tareas en una manera lógica para tí, no hay una manera correcta de hacer esto, porque lo que tu mente te está indicando es la manera como piensas sobre aquellas tareas.

Si te parece que algunos grupos son muy grandes y algunos no tiene más que una entrada no pasa nada. Los grupos grandes consisten de las tareas que deberías afrontar consecutivamente para una eficiencia máxima. Los grupos solitarios funcionarán bien para dividir grandes grupos. Es más difícil cambiar de un grupo grande a otro.

También podrías adivinar cuáles de tus tareas mensuales o semanales es posible agrupar.

Cuándo te encuentres preparado, programa los grupos, guardando los grupos más desafiantes para la parte del día cuándo tengas más energía, y los grupos que no requieren tanta para el principio del dia y al final del día.

Unos ejemplos de agrupaciones

Un día laboral podría ser divido en grupos en esta manera:

  • Email
  • RSS
  • Correo analógico – facturas, papel del banco etc
  • Mensajes instanáneos (si trabajas con la web, el IM es como la sala de conferencia)

Tareas domesticas:

  • Pasar la aspiradora, barrer
  • Lavar platos, limpiar la cocina
  • Limpiar el baño
  • Lavar la ropa

Estos son solamente unos ejemplos. Tus grupos serán distintos.

Programar sistemáticamente

Realiza tus tareas agrupado en una manera sistemática – para grupos semanales, hazlos en el mismo día a la misma hora cada semana. Para grupos diarios, hazlos en la mis orden cada día. Desarrollar una rutina ayuda a tu mente cambiar más fácil porque sabe que es por venir.

En mi opinión agrupar tareas es una técnica muy simple (casi trivial) pero estoy convencido que me ahorra por lo menos una hora cada día.

¿Qué piensan sobre el tema, ya agrupan sus tareas diarias?

Foto cortesía de taildashf

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Erik

  • Muy buen post, Eric.

    Lo que comentas me recuerda a lo que David Allen llama “contextos”. Un contexto es por ejemplo “al teléfono”. En el método GTD cada “próxima acción” va a asociada a uno o más contextos posibles, de forma que cuando por ejemplo seleccionamos todas las acciones con contexto “al teléfono” obtenemos todas las llamadas pendientes de hacer. Como indicas, esto nos permite ser mucho más efectivos.

    En mi caso particular, utilizo un contexto @teléfono como genérico para las llamadas a personas “no habituales” pero también uso contextos específicos, p.e. @teléfono con Pepe, @teléfono con Luis, para las personas con las que habitualmente tengo que tratar un número importante de temas por teléfono.

    JM

  • Hola Jose Miguel

    Exacto, es la misma idea, yo también utilizo así (estilo GTD), quería introducir la idea para personas que no quieren implementar GTD que a veces es un pelín “overkill”.

  • No estoy seguro de que sea lo mismo, pero yo establezco mini objetivos dividiendo un objetivo mayor en pequeñas partes que voy cumpliendo a medidda que pasa el día, al final completo el objetivo entero pero a trozos…
    No termino de entender las agrupaciones que propones, tal vez tenga un día espeso hoy…
    A ver si en la tarde lo repaso y me concentro mejor.
    Slts
    SM

  • He llegado a tu blog gracias a tu entrada en canasto.es y me he hecho asiduo 🙂
    Enhorabuena por el post y por el blog en general.

    Un saludo
    Óscar

  • Pingback: T-Orienta » links for 2008-07-21()

  • Sonia Elizabeth

    Antes de ir a dormir todas las noches anoto mis pendientes del día siguiente por grupos, y por importancia en realizarlos, asi consigo irlos siguiendo y cumplir con todos; de esta forma ahorro tiempo, por ejemplo:
    Si he de salir de casa a hacer pagos ó compras planifico la ruta a seguir y esto procuro sea lo primero que haga para salir temprano y asi continuar con las tareas pendientes en la casa.

  • @Senior Manager
    Puede ser que tuviste un día espesa ayer :-)… En realidad no estamos hablando de lo mismo, la verdad es que en términos de GTD (contextos) es más fácil entender. Jose Miguel lo explica bien.

    @Oscar
    Gracias y bienvenido, espero que encuentres contenido que te sirve aquí!

    @Sonia Elizabeth
    Me parece que eres un ejemplo para seguir! Gracias por compartir. Eso hace este blog más interesante, conocer las experiencias de otros! Compartiendo aprendemos!

    ¡Un saludo a los tres!
    Eric

  • Buen post, lo empezaré a practicar, saludos!

  • Gracias Spideymang. Dinos como te fue después!

  • Sábado, 18 octubre 2008.

    Excelente post, Eric.
    En tus ejemplos de agrupaciones señalas que un día laboral podría ser dividido en grupos de esta manera: (1) Email; (2) RSS; (3) Correo analógico –facturas papel del banco, etc.; y (4) Mensajes instantáneos.
    Siendo el infrascrito un profesional del área de las letras, formado
    antes de la era de la computación personal, con manejo únicamente
    del (1) Email, e interés en subscribirme a tu RSS, mucho te agradecere una breve explicación acerca de los grupos signados (2), (3) y (4).
    Cordiales saludos,

  • Hola Critilo,

    Las agrupaciones que menciono en el artículo son solamente ejemplos. ¿Quizás puedes agrupar en otra manera?

    Sobre RSS, te recomiendo mirar esta página sobre Google Reader. RSS es una forma de suscripción, en vez de visitar el sitio web cada vez (como este) suscribes a varios y lo lees todos en un sitio – el Google Reader (hay otros readers pero el de Google es un de los mejores, y grátis).

    Bienvenido a Hábitos Vitales Critilo!

    Eric

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