Una de las ideas fuertes de organización y productividad personal es la idea de procesar por lotes. El idea es simple: Es más eficiente y más fácil para la mente ejecutar tareas por grupos. Por experiencia personal estoy seguro que procesamiento por lotes ha sido clave en el momento de desarrollar una productividad personal éxitosa. La mente tiene que hacer un cambio para prepararse y enfocarse para una nueva tarea.
Si piensas en grupos, trabaja en grupos
La conclusión más lógica sería de que si piensas en grupos de ideas relacionadas que forma una entidad, no sería mejor trabajar así también? Ir contra el flujo de la mente es contra-productivo. En vez de hacer las cuentas escribiendo un reporte, lo natural sería agrupar todas las tareas que están relacionadas con hacer las cuentas y ejecutarlas en una sesión. ¿Correcto?
Estoy seguro que si mezclas tareas a lo largo del día:
- Pasas más tiempo acabando las tareas
- Dedicarás más tiempo cambiando entre tareas
- Pierdes un cantidad del día significante
Cada vez que paras lo que estás haciendo o haces un café o llamas a tu madre después de media hora de hacer las cuentas, en lugar de seguir escribiendo el reporte… pierdes tiempo. Cada vez que tienes que empezar de nuevo pierdes tiempo preguntandote dónde lo dejaste y seguir con las tareas en las que estabas antes. Yo he notado que al final del día, cuando lo sumas, puede ser que hayas perdido de 1/2 a 2h porque este estilo de planificación de tareas no es eficiente.
Controlando tus grupos
Haz un listado de todas las tareas que vas completando a lo largo de tu día laboral, desde el primer chekeo del email hasta el repaso de tareas a las 17:00 (todo lo que haces en tu día). Todo. Luego, utilizando una herrameinta con que te sientes bien, sea una aplicación de mindmapping como MindManager o simplemente un papel (mi preferido) agrupa todas las tareas en una manera lógica para tí, no hay una manera correcta de hacer esto, porque lo que tu mente te está indicando es la manera como piensas sobre aquellas tareas.
Si te parece que algunos grupos son muy grandes y algunos no tiene más que una entrada no pasa nada. Los grupos grandes consisten de las tareas que deberías afrontar consecutivamente para una eficiencia máxima. Los grupos solitarios funcionarán bien para dividir grandes grupos. Es más difícil cambiar de un grupo grande a otro.
También podrías adivinar cuáles de tus tareas mensuales o semanales es posible agrupar.
Cuándo te encuentres preparado, programa los grupos, guardando los grupos más desafiantes para la parte del día cuándo tengas más energía, y los grupos que no requieren tanta para el principio del dia y al final del día.
Unos ejemplos de agrupaciones
Un día laboral podría ser divido en grupos en esta manera:
- RSS
- Correo analógico – facturas, papel del banco etc
- Mensajes instanáneos (si trabajas con la web, el IM es como la sala de conferencia)
Tareas domesticas:
- Pasar la aspiradora, barrer
- Lavar platos, limpiar la cocina
- Limpiar el baño
- Lavar la ropa
Estos son solamente unos ejemplos. Tus grupos serán distintos.
Programar sistemáticamente
Realiza tus tareas agrupado en una manera sistemática – para grupos semanales, hazlos en el mismo día a la misma hora cada semana. Para grupos diarios, hazlos en la mis orden cada día. Desarrollar una rutina ayuda a tu mente cambiar más fácil porque sabe que es por venir.
En mi opinión agrupar tareas es una técnica muy simple (casi trivial) pero estoy convencido que me ahorra por lo menos una hora cada día.
¿Qué piensan sobre el tema, ya agrupan sus tareas diarias?
