¿Cuál es la acción? Dejar tu bandeja de entrada de email a cero
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Este artículo fue publicado en Canasto.es en julio 2008. Tengo la sensación que la mayoría de nosotros vivimos en nuestras bandejas de entrada de email, sea outlook o mail.app, entourage, gmail etc.Yo sé que lo hice hasta hace un año o así cuándo entendí que estaba a trabajando en una manera reactiva y no proactiva.En realidad la bandeja de entrada dictaba mi día a día, reaccionando al *bing* como un perro de Pavlov.Quiero compartir unos trucos para ayudarte dejar de vivir dentro de tu bandeja de entrada de email.Mi solución no debería ser un concepto nuevo para lectores que están familiarizados con GTD porque está muy inspirada en Getting Things Done de David Allen. En resumen, se trata de responder rápidamente a unas preguntas sobre cada email en tu bandeja de entrada de email:
- ¿Qué significa este email para mi, y que interés tiene para mi?
- ¿Qué acción, si alguna, requiere este email por mi parte?
Sé que estás pensando- ¡Pero, si esto es exactamente lo que dice David Allen, es un de los pillares del método GTD! Y sí, lo es, pero ya te advertí antes no? 
Paciencia jóven padawan…Lo que he notado es que muchos seguidores de GTD hemos montado sistemas sofísticadas a la hora de capturar y procesar notas y ideas que nos salen diariamente pero a la hora de procesar nuestros e-mails seguimos viviendo como hombres y mujeres de la edad de piedra, en las cuevas que son nuestras bandejas de entrada de email.Lo impactante con estas dos preguntas es que lo siguiente: ¿Cuántos mails en tu bandeja de entrada no han sido sujetos de estos filtros tan simples?.Una gran cantidad quizás ni siquiera logra pasar el primero y presto! Delete, borrar.De los que superan el primer obstáculo, puede que con una respuesta de 10 palabras puedas deshacerte de él.El idea es transformarse en superhéroes a la hora de convertir mensajes valiosos en acciones.Echa un vistazo a tu bandeja de entrada ahora y intenta aplicar las dos preguntas. Pon un timer a 5 minutos (yo utilizo Miniteur) y mira cuántos mails puedes borrar , delegar o asignar una acción.Si puedes concentrarte en encontrar el camino más rápido y directo desde el primer contacto hasta la ejecución de un email, has tomado un gran paso hacia el “email zen“.
August 3rd, 2008 a las 10:44 pm #Francesc Esteve
Hola Eric,
A mí me solía pasar, como a mucha gente, que iba dejando todos los e-mails en la bandeja de entrada. Total, Gmail tiene tanto espacio y un buscador de e-mails tan potente, que es muy fácil volver a encontrar un e-mail en unos segundos… (y para mí, esta sigue siendo la mejor forma de archivarlos.)
El problema de ello es la sensación de falta de control que trae consigo este sistema. A menudo, los mensajes que requerían una contestación, los marcaba como no leídos… otras veces los marcaba con una estrellita… y así, siempre tenía la sensación de que me dejaba alguno por responder.
Finalmente estoy utilizando el sistema de “bandeja a cero”, y como tú bien dices, cualquier mensaje que llega: Se elimina, se responde, se deja en la bandeja de entrada a falta de responder (si no hay tiempo en ese momento), o le doy al botón de archivar. Una opción de Gmail que descubrí hace poco, que guarda nuestro e-mail pero no aparece en la bandeja de entrada. Lo cual me permite encontrarlo fácilmente a través del buscador, y no perder tiempo archivándolo.
Un saludo.
August 8th, 2008 a las 9:59 pm #Eric
Hola Francesc.
Es tal y cuál como dices. Me parece un efecto psicológico el hecho de tener la bandeja a cero. Igual que tener la mesa de escritorio limpio.
Me alegro verte por aquí otra vez!
Saludos
Eric
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