Enfócate en lo esencial, simplifica tu listado to-do
Una de los pocos problemas que tengo con GTD es que no parece que existe ningúna priorización, el idea de tener todo apuntado para tener una “mente como agua” me parece genial y lo entiendo pero de vez en cuando, los listados to-do se aumentan a dimensiones colosales. Seguro que te has encontrado que un listado un pelín demasiado grande así alguna vez. Yo si que los tengo, divididos por contextos (@trabajo, @casa @llamadas) etc. El listado es tan largo que a veces es aplastante, resulta difícil borrar todo del listado porque aumenta en tamaño cada día.
Sigo siendo un fiél seguidor del GTD pero creo que cada persona tiene que adaptarlo para las necesidades de uno mismo. Eliminar cosas es importante, al final del día ser productivo no se trata de hacer todo que podemos, es ser eficiente con nuestro tiempo y atención y hacer lo menos posible. ¿ No?
Estos días intento tener 3 ítems en mi listado to-do cada día. Aquí unos pasos claves para llegar a tener 3 y no más:
- Identifica lo esencial. Teniendo tus objetivos bien definidos te haces conciente de cuáles de tus tareas en tu listado son esenciales. Deberías enfocarte en un objetivo por vez, no quieras dedicarte a la multitarea, si crees que eres capaz puedes aumentarlo a 2-3. Cualquier tarea es esencial si te ayuda a cumplir tus objetivos, no son esenciales si no son relacionados.
- Simplifica tus compromisos. Lo he mencionado antes pero vale la pena decir no de vez en cuándo. ¿Quizás estás involucrado en demasiadas cosas? Vivimos en una economía de atención y tu atención tiene un precio, deberías valorar tu tiempo. Siempre puedes renegociar contigo mismo proyectos que quizás no valen la pena hacer. Ten solamente los compromisos que te dan valor y alegría.
- Reduce tu flujo de información. ¿Necesitas estar inscrito a 400 flujos de RSS? ¿Es necesario responder a todos los emails que entran en tu bandeja de entrada? Hace un par de años tiré el cable de televisión porque me dí cuenta que mirar la tele no me aporta mucho y tirando el cable fue un truco (aunque quizás un pelín bruto:-)) para no mirar tele. Solo alquilo un DVD de vez en cuándo con mi novia. Compro el periódico el domingo y leo las noticas online algunos dias de la semana, es suficiente, tantas cosas no pasan en al mundo. Si simplificas los inputs en tu vida puedes aumentar los outputs radicalmente. Créeme.
- El repaso semanal. Si sigues el GTD ya sabes de que estoy hablando. Si al final de la semana te encuentras con un montón de ítems que no has realizado haz un esfuerzo para borrar y eliminar. Enfócate en los ítems que realmente importan.
- Coloca las piedras grandes. Identifica las piedras grandes que quieres llevar a cabo durante la semana que viene. Mejor identificarlas y programarlas a la sesión de tu repaso semanal.
- Los TMIs Yo voy apuntado mis TMIs (Tareas Más Importantes) en mi Moleskine cada día. Los tres más importantes. Nada más. Dédica por lo menos la mitad del día para realizarlas. Apunta tres TMIs y nada más. Ir marcando.
- Agrupa los tareas pequeñas y procésalos por lotes. Es inevitable que no haya interrupciones a lo largo del día que tendrás que tratar. Apúntalos en otro listado (por ejemplo al pie de la página dónde tienes tus TMIs). No hace falta hacerlos al momento. Lo único que cuándo las realizas, procésalos por lotes (emails, llamadas etc). Intenta realizarlas rápidamente y vuelve a tus TMIs.
¿Te encuentras con listados to-do exstensas, cómo haces para combatirlo?
Foto cortesía de elusive
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August 25th, 2008 a las 6:02 am #Jeroen Sangers
Tengo un problema muy grande con el concepto de las TMI: ¿Qué hacer con las tareas que no son tan importantes?
En general, te has comprometido a hacer esas acciones (sino, no deberían estar en la lista de acciones), pero no vas hacer esas acciones hasta el momento que su importancia es suficientemente grande para entrar en la lista de las TMI. Ese momento normalmente llega el día antes de la fecha límite para esta tarea…
Si trabajas con una lista de TMI, trabajas de manera más reactiva en lugar de pro-activa, y pasas más tiempo apagando fuegos.
Es verdad que es más difícil elegir una tarea de una lista con todas tus acciones, pero esa lista representa tus compromisos, represente todo lo que debes hacer. Ignorar esas tareas usando TMIs no hace que esas tareas desaparezcan, es solo que están escondidos. La lista de TMI no corresponde con la realidad.
August 25th, 2008 a las 6:14 am #Jose Miguel Bolivar
La manera de evitar las listas de “to-do’s” interminables es ser riguroso y disciplinado con la revisión semanal.
Creo que todos tenemos la tendencia de poner en la lista de tareas “comprometidas” cosas que en realidad deberían estar en la lista de “algún día” y lo hacemos con la intención de presionarnos a nosotros mismos a hacer más cosas, como si eso fuera a aumentar nuestra capacidad de hacer cosas o a cambiar la realidad.
Cuando algo lleva un par de semanas en mi lista de “To-do’s” comprometidas me replanteo si estoy realmente comprometido a hacerlo o no.
Si la respuesta es no, convierto la tarea en un “algún día”. De este modo puedo volver a convertirla en “comprometida” en cualquier revisión semanal próxima.
Si la respuesta es sí, miro a ver si la puedo posponer unos días o si hay alguna otra tarea comprometida que puede esperar un poco y entonces la intercambio con ella.
En mi experiencia, todo lo que sea más de 30-40 “próximas acciones” en estado “committed” es “wishful thinking”.
JM
August 25th, 2008 a las 6:16 am #Senior Manager
Lo que expones es esencial… Yo lo complementaría (ya que lo preguntas) comentando que me ha ayudado mucho el hecho de compartir mi “TO DO LIST” con mi jefe, ya que entre los dos determinamos las tareas que son prioritarias para él y de esa forma puedo organizarme en función de lo que él considera urgente y/o importante. Esto me ha servido para dar mejores resultados en función de las necesidades y prioridades de mis superiores. Asimismo utilizo y promuevo la misma técnica con mis subalternos, con ellos comparto una herramienta en línea que vamos revisando y actualizando de forma diaria…es lo mejor para determinar las prioridades y evitar malos entendidos.
Espero que este consejo sea de ayuda.
Saludos
SM
August 25th, 2008 a las 11:18 pm #Daniel
Primero quería saludarte, Eric. Creo que todavía no había comentado nada en tu blog
@Jeroen Sangers: Es cierto que con las TMI se tiene tendencia a dejar de lado las tareas no prioritarias; por eso, si usamos las TMI para extraer unas pocas tareas de un largo to-do es importante balancearlas con otras tareas menos importantes, por ejemplo aplicando el principio de Pareto. Igual de importante es ir avanzando en temas a largo plazo (ya sean proyectos, compromisos) como en lo más urgente y estratégico.
August 26th, 2008 a las 4:51 am #raquel
Me ha parecido muy bueno tu post.
Un abrazo
Solo agregar que creo que lo más importante es poner en practica, aquella famosa frase: “no abras la puerta solo porque suene el timbre ni atiendas el teléfono por la misma razón”. Aprender a decir NO, asertividad pura y dura es una forma de bajarse de la noria de prioritario/no prioritario .
Priorizar significa tener claro el interés inherente a cada actividad y ese interés, básico en la gestión de tiempo, tiene condicionantes externos: cosas que se nos imponen, pero nunca debiera superar más del 40% de nuestros condicionantes internos, nuestros intereses personales, nuestro proyecto vital.- En ese sentido la pirámide de Maslow es una buena herramienta. “Más” no es nunca “mejor”…. de lo contrario nos encontraremos buscando controlar el stress que nos produce no cumplir con el listado que armamos para controlar el stress
August 26th, 2008 a las 9:52 am #Oscar
Hola Eric,
como sabes soy un seguidor de GTD aunque tras conocer la filosofía Zen To Done, he añadido el tema de los TIMs o MITS (soy así de pijo, uso el inglés) después mantengo otras listas como At Office, Waiting For, Projects,… la lista Call la he metido en At Office, ya que ahora siempre estoy en la oficina.
Como dices coloco las piedras grandes primero los TIMs, hago una al día (la que me apetezca) y posteriormente me pongo con At Office. Después me e inventado los LITs (Low Important Tasks) que son tareas para las que se necesita poca energía, son tareas poco importantes para última hora de la mañana. última hora de la tard.
Y totalmente deacuerdo en cada uno debe encontrar su método, el GTD no es una secta, aunque a veces parezca.
Enhorabuena por el post. Un saludo.
August 26th, 2008 a las 10:46 am #Kike
Sí que se me hacen, a veces, las listas bastante grandes. Pero las agrupo en conjuntos de proyectos. E intento designar un momento de la semana a ese proyecto, y como suelen ser tareas que llevan un orden es fácil el saber por dónde empezar. Pero es esencial el ponerse cuándo voy a dedicar tiempo a este proyecto. Si no, lo único que hago es responder el emails y empezar cosas.
August 26th, 2008 a las 12:34 pm #ekaizen
Buenas, ya estoy por aquí de nuevo. Y veo que tu blog ha crecido mucho, mucho.
Un saludo y enhorabuena
August 27th, 2008 a las 12:51 am #Eric
@Jeroen
. Creo que Daniel lo comenta bastante bien en su comentario. Mi problema con GTD sigue siendo que no necesito todo apuntado, porque si todo es importante nada es importante. (Si me dejas utilizar un poco de lenguaje y clichés del mundo de diseño gráfico…) Para mí los TMI representan mi realidad de hoy.
Entiendo lo que quieres decir y estoy casí de acuerdo pero no de todo
@Jose Miguel Bolivar
Hago exactamente lo mismo. Paso los ítems no realizados al listado “algún día” pero más que otras veces lo borro directamente.
@Senior Manager
¡Ese consejo es cojonudo, muy útil! Como no trabajo en grupos (trabajo más o menos freelance) no voy a poder implementarlo…
@Daniel
Bienvenido!, No, no me parece que has comentado antes, me alegro verte por aquí. El principio de Pareto me parece muy útil a la hora de eligir que incluír y quizás aún más importante, que exclúir de listado to-do.
@raquel
Gracias! Estoy completamente de acuerdo. No se trata de hacer más, realmente se debería tratar de hacer lo menos posible para ser lo más eficiente posible. Y decir no es aún más importante. Hay más y más inputs en las vidas de los llamadosknowledge workers y hay que empezar tomar en serio la atención que damos a cosas de no gran importancia.
@Oscar
Oscar!, me alegro verte por aquí y por internet otra vez, tanto tiempo, espero que empieces escribir porque te echamos de menos! Los LIT es un concepto complementario muy bueno, gracias por compartirlo!
@Kike
Exacto, y rseponder a emails todo el tiempo es algo que deberíamos evitar, es ser reactivo… Es como dice Oscar en su comentario, cada uno hace su propio sistema, para mi empezando hace un par de años con GTD me ha dado un base muy sólido.
@ekaizen
Me alegro que has vuelto y quiero leer una entrada tuya ya! Si, el blog ha crecido y me ha sorprendido muucho, me encanta escribir sobre los temas que escribo y espero que es por eso que está creciendo 
Hola! Otro desaparecido!
Saludos a todos!
Eric
August 27th, 2008 a las 1:13 am #10 razones financieras para apagar tu televisor + 10 cosas con que reemplazarlo - Hábitos Vitales
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August 27th, 2008 a las 4:31 pm #blpgirl
Pues yo he sido una gran seguidora del GTD y lo he ido modificando al conocer el Zen to den como con lo de encontrar las tareas más importantes del dia, pero aún así no me fue suficiente asi que le hice unos pequeños cambios.
Lo que yo hago es mantener una lista diaria donde, normalmente, mantengo de 3 a 7 tareas para hacer por dia ya programadas por horas (lo que no quiere decir que sean inmovibles) + 1 lista con las tareas que debo acabar en la semana ya sea por fechas limites o algún otro motivo, la cual reviso todas las noches para armar la lista diaria del siguiente dia.
Además, y he aqui el truco que me ha funcionado, mantengo varias listas de “algún dia” donde hay tareas que quiero hacer pero no son prioritarias y no tengo el tiempo ó tareas para las que no cuento con el dinero inmediato para ponerlas en práctica. Ej: tomar otro curso de modelado en 3d ó rediseñar blog. Esta lista la reviso 1 vez a la semana a ver que podria eliminar o si tengo que agregarle algo.
De esta forma, dejo estar pensando constantemente en lo que quiero hacer y no tengo miedo a que lo olvide, además he empezado a notar que aunque ha crecido bastante, lo que pareciera ser sintoma de procrastinación, si llevará otra lista con todo lo que he hecho encontraria que está también ha crecido considerablemente.
August 29th, 2008 a las 3:49 am #Carla Muller
Muy buena la nota, motiva, hoy conocí por casualidad este blog, es verdaderamente una joya, ninguna ciencia es verdad, pera al fin y al cabo la vida debe ser así, ordenada pero feliz, productiva pero alegre, redituable pero para disfrutar, podría estar todo el día escribiendo sobre el tema, pero es bien simple, solo déjate fluir siendo un buen profesional.
El que mucho abarca poco aprieta, solemos hacer de todo creyendo que somos productivos, cuando muchas veces lo arruinamos todo o no hacemos nada del todo bien.
Hoy en dia es preferible hacer lo justo pero realmente con calidad para luego disfrutar de lo que queda.
August 29th, 2008 a las 4:23 am #Eric
@blpgirl
Gracias por compartir tus trucos, son realmente valiosos!
@Carla Muller
Muchas gracias Carla. Espero que pases por los archivos y que vuelvas a participar en las discusiones! Gracias por compartir y bienvenido aquí!
Saludos a los dos
Eric
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