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¿Utilizas filtros para procesar tus bandeja de entrada de email? Me imagino que sí, es una manera muy eficiente para recortar y minimizar las interrupciones innecesarias diarias. Pero a veces resulta complicado cuando se filtran demasiadas cosas, (que suele ser a través del sujeto o el remitente) y la información acaba en un sinfín de diferentes lugares.
Soy un gran fan de la automatización pero existen situaciones en las cuales uno realmente automatiza demasiado
Una buena estrategia es crear filtros y scripts para cualquier ítem ruidoso, frecuente y no urgente que puede ser tratado en un lote y más tarde. El concepto de que si algo es ruidoso es diferente para cada persona pero puede incluir:
- Comentarios de blogs y redes sociales
- Peticiones para ser amigos y anuncios similares de comunidades como Twitter, MySpace, Orkut etc
- Mailing lists y los discusiones de foros dónde estás suscrito
- Anuncios de tiendas online de cuáles te interesa (Amazon, Casa del Libro, myGadget Store)
Hay que recordarse que el objetivo de la filtro debería ser pasar menos tiempo jugando con tu email y dedicar más tiempo para hacer cosas. El filtro no está allí para esconder información que realmente necesitas, existe para asegurarte de que no serás interumpido constantemente por ruido de bajo nivel.
Una buena idea es programar un día y hora para leer y procesar el contenido filtrado, quizás dos o tres veces por semanas.
Un buen truco para identificar cuándo puede ser una buena idea de crear un filtro es cuándo te pillas a tí mismo diciendo “Arrgh, me llegan muchos de estos tipos de email”. También puede ser que estés perdiendo cosas porque eres demasiado ambicioso con tus reglas de filtración, entonces es hora de tunear un poco tus filtros, para llegar a un nivel correcto.
El objetivo final debería ser que en tu inbox “general” sea dónde se juntan los ítems importantes y que el filtro redirija las cosas que no son tan importantes y quién más cualificado que tú mismo para decidir que pasa con los ítems importantes - por eso tu carrera está marchando tan maravillosamente (o no). 
Para cerrar, piensa que una filtración inteligente de email es un proceso, igual que una relación con otra persona, tu relación con tu carrera profesional, no es un evento que pasará una vez. Los filtros hay que mirarlos, tunearlos y mejorarlos para mantener tu atención enfocada a las cosas que realmente importan y generar beneficios en tu vida.
¿Utilizas filtros para tu email? ¿Cuántas veces has vuelto para mejorar tus filtros?
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November 5th, 2008 a las 6:23 am #Alex Bergonzini
Respondiendo a tu pregunta:
>¿Utilizas filtros para tu email?
>¿Cuántas veces has vuelto para mejorar tus filtros?
Pocas, en mi caso tengo un dominio propio de correo y lo que hago es crear un alias para cada sitio que me doy de alta, por ejemplo si estoy en facebook tengo mi correo facebook@midominio.com, si estoy en gas Natural, utilizo gasnatural@midominio.com si estoy en el banco utilizo la cuenta BBVA@midominio.com, de esta forma se de dónde me llega el correo y quien está vendiendo mis datos… lógicamente por otro lado tengo las cuentas de correo spam001@midominio.com o spam002@midominio.com que utilizo para aquellos sitios que tengo que dar un correo y no me apetece preocuparme de nada más, porque se que nunca voy a mirar esas cuentas… por eso, cuando me doy de alta en algún sitio, siempre defino un filtro y una carpeta para el nuevo sitio y sé que lo que me llega va a permitirme la distracción que yo he permitido…
No obstante los filtros van más allá en mi vida, pues quien no ha recibido correo basura en el móvil, “una amiga te ha enviado una foto, envía un SMS al 6969″ o “Si quieres conocer tu tarot, envía SUERTE al 0007″. Como soy un usuario de una Palm Treo no pierdo tiempo en esas cosas y gracias a programas de filtrados de llamadas y de SMS puedo evitar todas las interrupciones innecesarias.
Como friki que soy, pensé hacer lo mismo para el teléfono de casa, compré un modem con reconocimiento de voz y aprovechando algún programa tipo centralita (que ya tengo descargado e instalado), poder colgar automáticamente todas las llamas que vengan de teleoperadores o de números desconocidos que no estén en la agenda de contactos. Lo único que me detiene a montarlo es tener que tirar siete metros de cable o lo que es lo mismo, pereza, una tarea en la categoría de A largo plazo
Los filtros van más allá de del email y realmente son útiles…
November 5th, 2008 a las 9:05 am #ricardo
Creo que lo principal es no revisar el mail, u otros servicios compulsivamente….., la idea es verlos solo cuando aparesca el numerito en gmail notifier (firefox ad-on) por ejemplo.
November 5th, 2008 a las 10:31 am #Martin
En lo personal no utilizo filtros, lo que hago con los mensajes no deseados o que sé que no son importantes, es eliminarlos. Pero veré la manera de crear unos con las herramientas de mi cuenta. Gracias.
November 5th, 2008 a las 3:01 pm #moretgn
Gracias por todos los artículos, la verdad es que me ayudan mucho. Desde hace unos meses estoy un poco “obsesionada?” con la productividad, organización, definir mis objetivos… Gracias de verdad!
En cuanto al tema de hoy… yo personalmente utilizo outlook y tengo configuradas varias cuentas de la organización (tenemos implantada la gestión por procesos, creemos en la polivalencia y me encargo de temas muy diferentes a lo largo del día, somos una pyme en periodo de crecimiento) y sin organizar el correo mi día a día sería un caos.
Organizo el correo entrante de la siguiente manera:
- Utilizando las reglas de outlook (herramientas, reglas) he configurado una carpeta para cada cuenta de correo. Así de modo automático, cada vez que entra un correo de una cuenta se va a su carpeta correspondiente y en función de mis TMI del día voy consultando las carpetas.
- Utilizo reglas para filtrar el correo entrante en función del destinatario y cada uno va a su correspondiente carpeta: mi gerente, project manager, administración, etc. Y los voy consultando por prioridad (mi gerente prioridad number one! por supuesto) jeje
- Para cada mail que envio de comunicación a clientes, creo una carpeta dentro de una carpeta general “MAILINGS” para cada envío y configuro una regla que compruebe el “asunto” del mail. De este modo todos los mails de respuesta al mio, así como los leídos y no leídos van a su carpeta y puedo saber si el mail ha despertado el interés de nuestros clientes y gestionar rápidamente las respuestas ordenando dentro de la carpeta por el asunto. Los leídos y no leídos los selecciono, hago botón derecho y los marco como leídos por mi, dejando únicamente para consultar los que son de respuesta.
- Cuando recibo mails importantes que debo contestar en otro momento los marco con “Marca roja” (haciendo botón derecho sobre el mensaje) y los voy a necesitar más adelante los marco con “Marca púrpura”, los presupuestos recibidos con “Marca verde”, etc.
- Las newsletters todas juntas en una carpeta (normalmente las consulto cada dos o tres días)
- Los mails recibidos en la bandeja de entrada (porque no van asociados a ninguna regla) normalmente son de clientes, de modo que los contesto rápidamente.
- Cuando un mail es SUPERIMPORTANTE y debo realizar seguimiento del tema, hago botón derecho, agregar aviso y le pongo una fecha de vencimiento. Así aparece al abrir el outlook como una tarea pendiente.
- …
Siento haberme extendido taaanto. Si alguien tiene alguna duda aquí estoy para ayudar en todo lo posible.
Muchas gracias de nuevo!
Un saludo,
María José
November 6th, 2008 a las 1:47 am #Eric
@Alex Bergonzini
Gracias por compartir tus procesos!
@ricardo
2 veces/día debería ser suficiente
@Martin
Si, eliminar es el primer paso, puedes introducir una regla que elimina automáticamente sin que hacerlo tu.
@María José
Gracias por tus palabras y muchas gracias por tu comentario. Me parece genial, gracias por compartir!
Saludos
Eric
November 8th, 2008 a las 7:46 am #Daniel
Excelente idea. Hace dos días que me he puesto a usarlo en el correo del trabajo, y estoy teniendo resultados muy buenos! Sobretodo combinado con el móvil para mirar el correo, sé que los mails que me llegan son de cosas más importantes.
November 12th, 2008 a las 10:02 pm #Enlaces para leer y ver 99 « el50
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