Cuándo utilizar filtros para procesar tu email

Cuándo utilizar filtros para procesar tu email

¿Utilizas filtros para procesar tus bandeja de entrada de email? Me imagino que sí, es una manera muy eficiente para recortar y minimizar las interrupciones innecesarias diarias. Pero a veces resulta complicado cuando se filtran demasiadas cosas, (que suele ser a través del sujeto o el remitente) y la información acaba en un sinfín de diferentes lugares.

Soy un gran fan de la automatización pero existen situaciones en las cuales uno realmente automatiza demasiado

Una buena estrategia es crear filtros y scripts para cualquier ítem ruidoso, frecuente y no urgente que puede ser tratado en un lote y más tarde. El concepto de que si algo es ruidoso es diferente para cada persona pero puede incluir:

  • Comentarios de blogs y redes sociales
  • Peticiones para ser amigos y anuncios similares de comunidades como Twitter, MySpace, Orkut etc
  • Mailing lists y los discusiones de foros dónde estás suscrito
  • Anuncios de tiendas online de cuáles te interesa (Amazon, Casa del Libro, myGadget Store)

Hay que recordarse que el objetivo de la filtro debería ser pasar menos tiempo jugando con tu email y dedicar más tiempo para hacer cosas. El filtro no está allí para esconder información que realmente necesitas, existe para asegurarte de que no serás interumpido constantemente por ruido de bajo nivel.

Una buena idea es programar un día y hora para leer y procesar el contenido filtrado, quizás dos o tres veces por semanas.

Un buen truco para identificar cuándo puede ser una buena idea de crear un filtro es cuándo te pillas a tí mismo diciendo “Arrgh, me llegan muchos de estos tipos de email”. También puede ser que estés perdiendo cosas porque eres demasiado ambicioso con tus reglas de filtración, entonces es hora de tunear un poco tus filtros, para llegar a un nivel correcto.

El objetivo final debería ser que en tu inbox “general” sea dónde se juntan los ítems importantes y que el filtro redirija las cosas que no son tan importantes y quién más cualificado que tú mismo para decidir que pasa con los ítems importantes – por eso tu carrera está marchando tan maravillosamente (o no). 🙂

Para cerrar, piensa que una filtración inteligente de email es un proceso, igual que una relación con otra persona, tu relación con tu carrera profesional, no es un evento que pasará una vez. Los filtros hay que mirarlos, tunearlos y mejorarlos para mantener tu atención enfocada a las cosas que realmente importan y generar beneficios en tu vida.

¿Utilizas filtros para tu email? ¿Cuántas veces has vuelto para mejorar tus filtros?

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Foto cortesia de aslakr

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Erik

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