Toma control de tu email con pequeños esprints

Toma control de tu email con esprints de email
Es hora que vuelva a hablar más sobre como tratar con el e-mail. Antes he hablado sobre que acciones deberíamos tomar sobre e-mails y cómo y cuándo añadir filtros.

Pero una de las peores cosas es cuando pensamos que Outlook o Mail.app es un sistema de entrega y de notificaciones. Ahora es increíblemente fácil proscrastinar sobre un proyecto o tarea que es aburrida pulsando el enviar/recibir del email porque puede que ha llegado un mensaje divertido de Facebook o alguna estrella de pop te ha añadido en su MySpace. Pensamientos así nos acondicionan a volver a mirar el email c-o-n-s-t-a-n-t-e-m-e-n-t-e a lo largo del día, resultando en una jornada laboral muy fraccionada.

Este tipo de comportamiento (denominado “siempre conectado”) se ha convertido en un estilo de vida.

El idea de no mirar el e-mail cada 15 minutos causa reacciones raras en gente, desde caras raras, hasta un “depende el trabajo que hagas” junto a una mueca. Seguro que existen trabajos dónde mirar el email cada 10 minutos es obligatorio para la supervivencia y solvencia de la empresa pero es mi convicción que no son tantos.

El problema de mirar el email cada diez minutos es que tratas cada email igual: una idea equivocada. Cada email no es igual. Si los tratas como iguales estás enfocando más en recibir emails, que en identificar qué emails son importantes para progresar con tus proyectos.

Para incrementar tu productividad recomiendo:

Dividir tu actividad de email en tareas

Email realmente consiste en unas tareas distintas pero a la vez relacionadas, la cuestión es: ¿Cuántas veces necesitas hacer cada una de estas tareas? Intentamos hacer un listado de tareas que realizamos en el email.

  1. Recibir emails – cualquier email.
  2. Identificar qué emails necesitan acciones tuyas – acciones que son importantes ahora
  3. Procesar el email – en acciones, eventos para apuntar en el calendario y mensajes que necesitan respuestas breves
  4. Responder a emails no importantes – p ej el email de tu padre con un .ppt divertido adjuntado…
  5. Ajustar/modificar reglas, organizar emails en carpetas etc

Lo que preocupa es que parece que la respuesta de mucha gente es “!Ahora!”, lo bueno es que se puede remediar.

Propongo que pienses en cómo puedes dividir esas tareas en pequeños esprints. Juntando tus tareas de email en grupos que ejecutes durante unos minutos muy enfocado – realizado regularmente.

Un calendario podría tener esta pinta:

  1. Mirar nuevo mail, identificar y responder rápido: 4 minutos cada 40 minutos.
  2. Responder a emails no importantes: 10 minutos cada 90 minutos.
  3. Procesar emails viejos: 2 minutos cada hora + 15 minutos al final del día.
  4. Organizando carpetas, reglas etc: 15 minutos, dos veces por semana

Y eso es todo, el resto del día no puedes abrir Outlook. ¿Lo puedes hacer?
Recuerda que tienes que modificar el horario para que funcione bien para ti. Pero házlo, por lo menos inténtalo.

Lo bueno con este tipo de sistema es que:

  • Te saca de un estado de siempre mirar tu email y actúar como uno de los perros de Pavlov.
  • Te ayuda enfocarte en tu trabajo real sin interrupciones o distracciones
  • Ayuda gestionar mejor tu atención tiempo
  • Y muchas razones más…

Si aún no te has decidido por un reto de tres semanas, intenta implementar esta sistema. Mejor, inténtalo una semana y notarás una diferencia asombrosa.

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