Cómo realizar reuniones realmente eficientes
Personas que disfrutan de reuniones no deberían estar a cargo de nada – Thomas Sowell, economista americana
Normalmente los consejos que nos ofrece la literatura sobre cómo ser productivos y eficientes en reuniones son muy obvios. No sé porque los consejos son tan malos pero sospecho que una de las razones son porque están redactados por personas que han asistido a demasiadas reuniones. Normalmente suele ser en el estilo:
- Explica la razón de la reunión
- Pregunta si hay algunas sugerencias para proponer en la agenda
- Mantén las discusiones enfocadas y progresando
En el libro Descubre el economista que llevas dentro de Tyler Cowen (recomiendo mucho su blog marginalrevolution.com) nos ofrece el autor algunas ideas más radicales a la hora de realizar reuniones más eficientes. Algúnos son más radicales que otros pero aún así creo que no son ideas muy locas, más bien lógicas.1. Haz que todos estén de pie hasta que se acabe la reunión.
2.Haz la reunión por teléfono aunque todos están en el mismo edificio. Eso limita el parloteo y conversaciones no relevantes en la reunión.
3. Entrega a todos los participantes de la reunión un reloj de ajedrez para limitar el número de minutos que tienen para hablar. La regla es sencilla; haz que cada persona que hable tenga su reloj corriendo. El reloj grabará cuanto tiempo ha pasado y cuando la bandera caiga, el tiempo que de que se dispone acaba y el orador pierde el derecho para seguir hablando. Personas que no hablan podrían donar su tiempo pasando sus relojes a personas articuladas.
4. Pon un precio al tiempo de cada participante. Cuando los participantes de la reunión entran en la sala, tienen que introducir (en privado obviamente) su salario anual en un ordenador. El ordenador calcula continuamente el coste total de la reunión en términos de tiempo recurrido. Así el responsable de la reunión puede anunciar “Vale, hasta ahora hemos gastado 1500 € del dinero de la empresa”.
A primera vista estos cuatro consejos pueden aparecer bastante locos pero si los lees y te los piensas realmente no lo son. En mi opinión son consejos bastantes sensatos que creo que más empresas deberían intentar aplicar de vez en cuando.
¿Aplican ya alguno de estos trucos en tu empresa? ¿Te atreves proponer alguno para la próxima reunión?
Entradadas relacionadas:
Tres semanas para adquerir nuevos hábitos
La abundancia de la opción
Un pequeño pero importante secreto para ser más productivo
March 19th, 2009 a las 01:06 #cualquiera
Hola
“Haz la reunión por teléfono”: No tendras parloteo pero te aseguro que cada persona estará haciendo otras cosas por ejemplo:consultando su correo electrónico o navegando. Las reuniones por teléfono si no es para algo muy concreto es pura confusión y malentendidos para el futuro (por mucho acta que nadie se las lee)
Esto esta muy bien esto de intentar reuniones eficaces pero a veces – como me pasa a mi con este último proyecto pues no sirven: mensualmente reporto a la alta dirección (director de negocio del área más importante de la compañía tanto por volumen como por facturación /beneficios) y en honor a él se crea la reunión, todos los demás presentes ya conocemos el estado del proyecto) a)no para con su blackberry b)entra y sale de la sala 100 veces. ¿Y quién le dice algo? Pues apechugas
March 19th, 2009 a las 04:31 #Bergonzini
Alguien ha ido a reuniones sólo para hacer bulto ? Si el departamento X lleva a tres, nosotros vamos a ir seis. Son las peores.
March 19th, 2009 a las 12:53 #Senior Manager
Eric, yo me considero anti reunión, no me gustan, me parecen estériles, incómodas y simples pérdidas de tiempo, hablo de las presenciales. Prefiero los Net meeting, pues vas escuchando y puedes hacer otras cosas… En mi empresa no han aprendido a desprenderse de las presenciales y para mi constituyen un problema más que una manera de buscar soluciones.
SM
March 20th, 2009 a las 08:39 #man
Las reuniones cortas y al grano son las son las mejores para mi , las que son mas productivas y con agenda rigurosa.
Un saludo
March 20th, 2009 a las 16:30 #Mer
excelentes consejos, aunque lo veo difícil ponerlos en práctica…a ver si con el tiempo….
March 22nd, 2009 a las 02:27 #Eric
@todos
Si, en mi opinión reuniones parece que no solamente existen para mover asuntos de empresa pero también para consolidar y retar coalicaciones dentro de la empresa. Creo que se trata de política y a veces las reuniones existen para ver el estado de distribución de poder.
Saludos a todos!
Eric
March 29th, 2009 a las 08:34 #Alberto
Hola Eric, llego a tu blog por recomendación de Yoriento.
Cuando leí el título tuve dudas, ya que la eficiencia se trata sobre el uso de los recursos y pensaba que debía decir efectiva.
Pero se trata de hacerla productiva durante y no el producto de ella. Si hacemos una buena reunión, seguro saldrá un buen producto; así que eficiencia es la palabra correcta.
Voy a implementar el reloj de arena, gracias
Alberto
PD por favor visitarme en mi blog, para que me ayudes con una duda
May 6th, 2009 a las 07:48 #marisa
La forma de lograr que una reunión sea eficiente dependerá del tipo de reunión de que se trate. Así, no es lo mismo una reunión de trabajo, que de seguimiento de proyectos de un área, que de seguimiento de proyectos de una empresa, de situación económica, estratégica, etc.
En particular, las de seguimiento de proyectos en las que lo que se pretenda sea simplemente informar del estado de los proyectos, de las necesidades de coordinación con otros equipos o de la asignación de tareas dentro de un equipo, creo que es muy útil realizarlas al inicio de la jornada, asignando un tiempo no mayor de 5 min. a cada uno y estando todos en pie.
También es fundamental que cuando surjan cuestiones de detalle o que afecten solo a una parte de los intervinientes se pospongan para el final de la reunión de manera que se permita a los que no estén implicados ausentarse.
También es fundamental que cuando se convoque se indique hora de inicio y de fin para que todo el mundo sepa a qué atenerse e incluso planifique acciones posteriores a la reunión que le presionen para terminar a tiempo y para exigir a los demás que lo hagan también.
A mi estas cosas me están resultando útiles.
July 17th, 2009 a las 06:52 #ruizdequerol
Depende del tipo de reunión.
Si son reuniones operativas, regulares, va bien añexar al acta una relación de asuntos pendientes, arrastrándola de una reunión a otra. No se dedica a revisarla más de 30′ por item (¿Se ha resuelto? ¿No se ha resuelto? ¿Ha surgido una cuestión lo suficientemente importante como para incorporarla al orden del día de esta misma reunión o de las siguientes?)
Normalmente la lista crece y crece. Cuando alzanza un cierto tamaño, es el momento de tomar una decisión radical. La primera a considerar: Eliminar esa reunión regular.
Hay otras.
Saludos cordiales. Buen blog.