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3 cosas que puedes hacer YA para gestionar mejor tu email
Publicado en Productividad el April 29th, 2009 / 10 comentarios »
Este fin de semana un amigo me contó sobre el estrés que siente por la avalancha diaria de emails y me preguntó por las tres cosas que puede hacer YA para gestionar mejor un gran volúmen de email.
- Apaga el auto-recibir – Hazlo…ahora. Apaga lo completamente o cambia la configuración para que chekea cada dos o tres horas. ¿Porque no crees que si estás chekeando por nuevos emails cada dos minutos, algo está mal con tu proceso o manera de trabajar? Ok, si eres corredor de bolsa y esperas un email con información crucial para tu próximo deal lo entiendo, el resto de nosotros meros mortales con trabajos menos apasionantes hacemos bien procesar nuestros mails por lotes 3-4 veces por día…
- Exprésate con menos palabras – No hace falta que trates cada email como si fuera un testamento… Intenta refinar tus respuestas moviendo la conversación del email hacía adelante. Intenta responder el email con 5 lineas…
- Borrar – Un punto importante. Muchas veces sabemos que nunca vamos a responder a un email que lleva semanas en la bandeja de entrada. Cuando reconoces que esa es la situación no dudes en borrar el email. Y no mires atrás.
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April 29th, 2009 a las 5:04 am #Begoña
Es cierto lo que comentas, hace tiempo yo tenía la costumbre de guardar todos los emails, por si acaso…
Actualmente utilizo las etiquetas para los que son realmente importantes o por si no quiero perder una información, el resto “eliminar”.
La sensación es de limpieza, ordén y sobre todo organización…
Un saludo
April 29th, 2009 a las 6:39 am #Jeroen Sangers
Mucha gente tiene problemas al borrar mensajes. Ahora que las cuentas de correo tienen un tamaño infinito, la gente piensa que no cuesta nada guardarlos, pero olvidan que su atención vale más que un poquito de espacio en el disco duro.
April 30th, 2009 a las 2:28 am #Laura
Jajajaja!! Me ha encantado lo de “y no mires atrás”
Felicidades por el blog, no comento nunca pero te sigo!!
Un saludo.
April 30th, 2009 a las 12:19 pm #Eric
@Begoña
También soy un gran fan de etiquetas, aún más desde abandone el Mail y di la bienvenida a Google Apps y Gmail…
@Jeroen Sangers
Si, tienes razón. Tengo que confesar que yo también guardo mis mails pero para mi archivar tiene el mismo efecto que borrar. Borrar = fuera de mi inbox no?
@Laura
Bienvenida! Espero ver más de tus comentarios aquí!
Saludos!
Eric
May 2nd, 2009 a las 3:56 am #Nacho Muñoz
Yo soy uno de esos que tiene un poco de síndrome de diógenes con el correo electrónico. Siempre que estoy a punto de borrar el mail pienso que al darle al botón desaparecerá toda posibilidad de recuperar esa información que, si bien no tiene por qué ser interesante o importante, podría serlo en el futuro…
May 3rd, 2009 a las 12:14 pm #Senior Manager
Yo estoy en la misma corriente de nacho… tengo un miedo atroz de borrar, por eso los paso a otra bandeja, pero es cierto, diría que el 2% los recupero para revisarlos, el resto nunca jamás…
SM
June 2nd, 2009 a las 3:10 pm #karen
otra importante… mantener la bandeja de entrada en cero…así, al revisar y tener sólo unos pocos mails, puedo decidir qué hacer de inmediato. de esa forma evito tener 20 o 30 mails pendientes de leer y responder…
saludos!!
July 15th, 2009 a las 7:20 am #Esther
Gracias, hoy he borrado 254 email que tenía acumulados desde hace mucho tiempo esperando a ser leídos “algún día”!
Comenzaré el hábito de escribir más corto a partir de este mensaje. Gracias!
August 18th, 2009 a las 10:17 am #grana
Felicidades Eric por tu esfuerzo, me parece muy interesante.
Sólo quiero compartir el método que utilizo basado en GTD.
1º Leo el correo 4 veces al día (09,14,16,19h)
2º Borro lo que no “puntúa” en mi trabajo.
3º Dejo en @Ibox SOLO los 5-10 correos=tareas para hacer ya.
4º Si no es buen momento los paso a @Diferido con fecha de aviso.
5º Si se necesitan como justificante de algo los meto en carpeta correspondiente con nombre descriptivo.
Salu2
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