Personalmente, el libro Getting Things Done de David Allen, fué el libro que me hizo entender que yo podría y debería organizar mejor mi vida . El libro tuvo un impacto muy grande a mi vida y creo que se puede decir que sin duda es el libro sobre productividad personal moderna.
Aunque desde hace ya un tiempo que he establecido mi propio sistema de productividad personal, GTD fue el libro que arrancó y que fue su base. He referenciado el libro varias veces en Hábitos Vitales pero nunca he hecho una reseña.
Creo que el libro la merece y por eso saqué mi edición de GTD, leído varias veces y con anotaciones mías. Me puse a leerlo otra vez, ahora intentado verlo desde el punto de vista de alguien que no lo hubiera leído o alguien que no se ha familiarizado con la filosofía GTD.
Espero que este intento ayude y que promueva con suficiente detalle las ideas generales del libro y quizás ayudarte en decidir si vale la pena comprartelo o no.
¿Cuál es el concepto de GTD?
Pues, en mi opinión, Getting Things Done se centra en un idea clave; serás más productivo si puedes sacar de tu cabeza y poner las cosas por escrito (papel o electrónico) que necesitas hacer. Una vez realizado este proceso, puedes enfocarte en las tareas que tienes encima de la mesa y no preocuparte sobre olvidar cosas.
Este proceso te ayuda enfocarte mejor, realizar tareas individuales más rápido y a moverte hacia la próxima tarea.
Para mí, esto es el núcleo de GTD, parece una tontería pero realmente es muy potente, mucho más potente de lo que creemos.
Capítulo 1
El primer capítulo hace un resumen de como la edad de información realmente ha cambiado como nuestras vidas han cambiado, tanto personal como profesional. Nos interrumpen constantemente emails, el móvil, reuniones etc. El resultado es que acabamos con muchas cosas en la mente y que muchas de éstas son fracciones de ideas que aún no has podido afinar y aclarar porque tienes un montón de otras cosas por hacer.
El clave del éxito es sacar todas estas ideas de tu mente – y con todas Allen quiere decir TODAS – para después empezar tratarlas y enfocarte en solamente una tarea por vez. Pero enfocándote sabiendo que ésta es la tarea que deberías realizar ahora y no pensando en todas las otras.
Capítulo 2
Después haber introducido el base de la filosofía, Allen define los cinco pasos básico de GTD:
Recopilar Empieza anotar todo que tienes que hacer y ponlo en una bandeja de entrada (un inbox). Este inbox puede ser físico, es decir que lo que haces es literalmente hacer una nota de cada cosa que tienes que llevar a cabo o información que tienes que estudiar o repasar y la pones en un inbox físico o electrónico
Cada idea que tienes en la cabeza, cada email que necesita una acción específica, cada correo que necesita una respuesta. Colleciónalos todos y tíralos en tus inbox
Procesa Una vez lista la recopilación llega el momento de procesar tu inbox. Hay que decidir si las cosas que tienes dentro se puede realizar inmediatamente (en menos de dos minutos) y hacerlos. Si no hay que hacer algo con ellos ; o ponerlos en una pila de tareas espec´ficas y claras que necesitas hacer, delegar la tarea a otra persona para que lo realiza o poner al lado para realizar en otro momento.
Organizar En esta paso tratas con las cosas que has puesto al lado para realizar en otros moementos. Si no requiere ningúna acción tuya. tíralo o ponlo en una carpeta de ideas o archívalo para tener como referencia en el futor.
Si no es o algo que tienes que hacer en el futoro (entonces lo anotas en tu calendario) o algo más complicado (p ej un proyecto.) Para cada proyecto dedicaca un rato para decidr que acción específica el ítem necesita y añade ese ítem a la pilar de tareas específicas que tienes que realizar. Después guarda el proyecto en un lugar dónde lo regularmente puedes revisar.
Revisar Con revisar Allen quiere decir que debes repasar tus proyectos y tu carpeta de ideas para decidir que ítems específicos deberías realizar y añadirlos a tus pila de tareas específicas. Esta revisión deberías hacer una vez por semana.
Hacer Los pasos anteriores puede que suenan de mucho trabajo pero realmente no lo es. Yo suele “matar” mi bandeja de entrada en 20 minutos para después empezar atacar la pila de tareas especíricas. Ahora puedes enfocarte en “getting things done”.
Capitulo 3
En este capítulo el autor se centra en como transformar un proyecto grande en tareas específicas sobre cuáles se puede aplicar acciones. Son basciamente cinco pasos; adivinar el propósito del proyecto, decidir que resultado queres del proyecto, hacer un pequeño brainstorm sobre como llegar a ese reulstado, organizar el material del brainstorm en un plan, sacar acciones específicos del plan.
Para mi, esta parte es la más importante en todo el libro y me parece que no ha tenido tanta repercusión como otras ideas del libro (la regla de los 2 minutos p ej.)
Capitulo 4
En este capítulo Allen habla de como montar una implementación física de GTD, se trata de tener un par de bandejas para papel, unas carpetas, unas hojas de papel, post-its y bolígrafos.
Esta es la parte dónde el culto de seguidores de GTD han empezado experimentar con varias maneras de hacer cosas. Hay millones de entradas sobre implementaciones de GTD en internet así que no voy a profunidar mucho más. Para mi es sencillo, si llegas a tener un “set-up” que funciona para ti no hace falta cambiar porque leíste que otro blogger lo hace en otra manera. No pierdes tiempo en tunear tu implementación, lo importante es “Getting things done”
Capitulo 5
Si decides dar este sistema un intento es bueno saber que el primer paso de la recopilación va a ser una tareas grande. Necesitarás un fin de semana para realizarlo. Basicamente se trata de repasar cada aspecto de tu vida para encontrar las cosas que necesitas realizar y ponerlos en una bandeja de entrada gigante. (La primera vez que yo lo hice utilizé toda una habitación…)
Aunque parece una tarea gargantuo es bueno saber que la primera vez es la más dura. Una vez hecha esta recopilación inicial, cada vez que necesitas hacerlo de nuevo no te va a costar tanto.
Capitulo 6
En este capítulo Allen habla de como procesoar la bandeja de entrada (inbox). Se trata de que estudiar cada ítem en tu inbox y hacer uno de los cinco pasos mencionados antes.; tirar, hacer (seguendo la regla de dos minutos), delegar, archivarlo o identificarlo como un proyecto que se necesita tratar aparte. Procesar un ítem individual no debería tomar mucho más tiempo que un par de segundos si no es una de esas cosas que puedes realizar en dos minutos. Así que procesoando una pila de cosas no debería tomar tanto tiempo.
Capitulo 7
Este capitulo se centra en la parte que tu más define: ¿cómo vas a organizar todas tus cosas? El capítulo da mucha “comida para el coco” para pensar sobre los criterios a la hora para decidir que agrupaciones utilizar. Esta parte me ha ayudad aclarar que agrupaciones son importantes para mi.
Capítulo 8
Como cualquier sistema, si no haces un repaso de vez en cuando el sistema se desintegra. Allen propone que por lo menos una vez por semana repasar todas tus pilas para adivinar que hacer con cada uno. Esta parte es clave y si pasas de hacerlo pronto vas a encontrarte con pilas y listados to-do que no tienen sentido.
Capitulo 9
¿Como se decide que tareas se debería realizar primero? Aquí Allen introduce tres diferentes ideas para organizar acciones. Para mi se trata encontrar lo que para tí funciona mejor a la hora de decidir que de todas las acciones específicos realmente se debería realizar primero y cuáles pueden esperar. Un caso clásico sobre como priorizar.
Capitulo 10
Este capítulo repite la importancia de ser diligente en los proyectos que tienes en marcha. Especialmente desde el punto de vista de que cosas vienen, que tareas son críticos de realizar después del actual.
Capítulo 11
En los últimos tres capítulos (11, 12 y 13) Allen más que otra cosa da ejemplos de como el proceso GTD ayuda a la vida en general, muchas veces en maneras sútiles. Por ejemplo, el hábito de recopilar asegura que cosas no se pierden en las grietas de la vida diaria y que el resultado muchas veces es que personas confían en ti más que antes. Aún mejor, la recopilación hace que muchos sentimiento negativos se van porque el idea de recopilar asegura que no olvidamos las cosas imporantes (por lo menos mucho menos que antes.)
Capítulo 12
En la misma manera que el capítulo anterior, este capítulo revela beneficios escondidos en decidir cuál es la próxima acción en un proyecto – y hacerlo una y otra vez.
Estoy muy de acuerdo con esto, este hábito hace que otras personas te ven como un líder porque da la sensación que tienes una idea sobre hacía dónde el proyecto está yendo. Este hábito también te hace más productivo porque estás constantemente moviendo hacía adelante en vez de estar sentado y procrastinar sobre que hacer, una buena sensación, créeme!
Capítulo 13
En este capítulo Allen habla más en profunidad sobre la importancia en enfocarse en el resultado de un proyecto o una tarea. Algo que es muy importante porque puede llegar a ser la zanahoria que puede guiarte a realizar tareas y realizar hacía dónde estas tareas llevan… Porque si no sabes hacía dónde vas, como sabes como llegar?
¿Deberías comprarlo?
Yo recomendaría GTD a todos. Como mencioné antes, aunque ya he desarrollado mi propia sistema de productividad que funcion de maravilla para mi, GTD fue el libro que me hizo ver la luz.
Es sencillamente uno de los libros de productividad personal mejores que existe, y con la repercusión que ha tenido, sin duda el más importante.
¿Ya leiste Getting Things Done? ¿Qué impacto ha tenido en tú vida? ¡Coméntanos como pones en práctica el sistema GTD!
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