CategoríaProductividad personal

Tres ideas para priorizar tareas

1. Reducir tareas

¿Tienes demasiadas tareas sobre la mesa? La solución es sencilla, simplifica tu listado to-do. Tómate unos 15 minutos para hacer un listtado de todo que necesitas hacer y elige las 3 tareas más importantes. El resto lo apuntas en un listado de “más tarde”, no te preocupes de ello ahora. Podrías juntar las tareas de carácter “de rutina” (email, pagar facturas, papeleo etc) y fijar una hora  (quizás al final del día ) para realizarlos.

Al principio del día, realiza las tareas que son importantes y que mueve tus objetivos de vida adelante.

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1, 2, ¡hacer!

Ejecutar y hacer son sin duda los factores decisivos a la hora de tener éxito. Podemos planificar y tunear nuestros listados to-dos in adsurbum pero solamente estamos pensando, no estamos de hecho haciendo nada…

Yo solía pensar más que hacer, y reconozco que alguna vez pensé “Yo tenía esa idea hace dos años!”. Fuí una persona de ideas, de pensamientos (bueno cae en pecado allí aún) pero un día me dí cuenta que mis ideas no valen para nada si no las muevo adelante y empiezo HACER algo.

La cruda verdad es que ejecutas o hablas sobre ejecutar… seguimos:
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Qué haces es más importante que cómo lo haces

En esta entrada hablé sobre tratar un listado to-do como un vivero o como un matadero, es decir, si estás pasando más tiempo tuneando y optimizando tu listado to-do en vez de matar las tareas. Hubo unos buenos comentarios sobre el tema y me gustaría hablar un pelín más sobre la raíz de porqué uno cae en la trampa de no mover las cosas adelante.

Para mí estamos hablando de un clásico ejemplo de que uno confunde la eficacia con eficiencia.

Vamos a intentar definirlos.

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5 hacks para no rendirte

Creo que para la mayoría de las personas (como a mi), cualquier cosa que requiera un esfuerzo extraordinario y dedicación incluye pensamientos de rendirse. Posiblemente ya los conoces:

  • “Es demasiado difícil…”
  • “No vale la pena…”
  • “No tengo tiempo…”

¿Resulta familiar no? Me imagino que los has dicho a ti mismo en varias ocasiones.

Yo los he pronunciado, muuuuchas veces. Este blog sin ir mas lejos. Muchas veces he pensado en rendirme porque requiere mucho tiempo redactar entradas y hacer seguimiento (especialmente cuando tienes otras actividades en marcha…)

Hay otros momentos en mi vida cuando he querido rendirme y en varias ocasiones lo hice. Son esos momentos que no quieres repetir y que no guardas como momentos buenos.

Por eso quiero dejaros con cinco maneras para hackear el querer “rendirse”:

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¡Presta atención!

Resulta muy difícil trabajar en un sin fin de emails, tweets y llamadas. A continuación unos ideas para despejar la mente y enfocarte en lo que realmente importa;
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¡Di no a los largos listados to-do!

¿Cuantos ítems tienes en tu listado to-do ahora mismo? Búscalo y vuelve, yo te espero.
Bien… cuantos había? 10? 20? 30?

Pues, si tienes más que 5, creo que tienes un problema, de hecho mejor tener nada más que tres. ¿Por qué? Porque las listas largas no se ejecutan. Se empiezan a hacer las primeras 3-5 cosas, pero, eventualmente, el listado será abandonado.

Los listados to-dos largos son peligrosos, cuanto más larga sea la lista de ítems no realizados peor te sentiras sobre ellos. De hecho llegara un momento cuando dejes de mirar el listado y empieces a sentirte mal y estresado sobre el tema…

Realizar tus tareas está muy ligado a la motivación, si puedes dividir tus tareas en piezas más pequeñas, verás que resulta mucho más fácil ir avanzando.

Asi que, crea varios listados to-dos con menos puntos en cada uno o directamente quita items de tu listado y da importancia a las tareas que realmente son importantes… Hablando de priorizar, en lugar de poner números o etiquetas sobre lo que es prioritario o no, pon lo que es mas importante como punto número 1….

Necesitas esas cosas que crees que necesitas?

¿Cuántas veces has escuchado algunas de las siguientes frases? (¿O cuantas veces las has expresado tu?)

“Si tan sólo tuviese” “Solamente necesito un poco más de tiempo”.

¿Ya las conoces? Esas frases que soltamos para darnos una excusa para no arrancar con la idea que tiene el potencial de cambiar tu vida para siempre.  ¿Sabes qué?  Nunca vas a a tener más tiempo, o nunca vas a tener el dinero para comprarte más tiempo. Mejor preguntarte:

¿Realmente necesitas 5000 € para arrancar? Quizás basta con 500 €.
¿Necesitas 2 meses o puede que dos semanas sea suficiente para tener un prototipo listo?
¿Realmente necesitas anunciar tu producto en una revista o puede ser que hay blogs dónde puedes escribir un post invitado?
¿Es necesaria una tienda física para vender tu producto o es posible venderlo en una tienda online?
¿Es necesario hacer una tarjeta de visita, sobre, etc? Puede ser que ya no se utiliza.

Estoy convencido de que muchas veces nos ponemos obstáculos completamente innecesarios. Creo que en psicología se habla del concepto auto-boicot.

Créeme, la mitad de las cosas que piensas que necesitas, no son necesarias, así que levanta el culo y empieza AHORA!

¿Vivero o matadero? – La verdad sobre aplicaciones to-do

Últimamente tengo la sensación de que muchos blogs de productividad dan mas importancia a las herramientas que supuestamente nos ayudan a ser productivos que la ejecucción real de tareas. Yo, como todos, tuve una época cuando instalé cada aplicación de productividad en existencia hasta que un día me dí cuenta que estaba pasando más tiempo tuneando estas aplicaciones que ejecutando las tareas que había apuntado…El grande Merlin Mann lo bautizó hace unos años como Productivity Porn (productivity porn).

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