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Una de las ideas fuertes de organización y productividad personal es la idea de procesar por lotes. El idea es simple: Es más eficiente y más fácil para la mente ejecutar tareas por grupos. Por experiencia personal estoy seguro que procesamiento por lotes ha sido clave en el momento de desarrollar una productividad personal éxitosa. La mente tiene que hacer un cambio para prepararse y enfocarse para una nueva tarea.
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El bloc de notas…
¿Aún tiene importancia en un mundo digital? Estoy seguro que si, y con esta entrada voy a intentar explicar porque creo en el bloc de notas o mejor dicho, porque es importante apuntar cosas.
Todos tenemos el mismo problema, nuestro cerebro es una maravilla pero también es completamente inútil a la hora de acordarnos de las cosas importantes. Si tu memoria es parecida a la mía, tiene unas goteras. Desde que empecé a anotar cosas, me he dado cuenta de la cantidad de cosas que mi cerebro va olvidando.
Resulta obvio que necesitamos algún tipo de sistema externo.
Personalmente utilizo un moleskine y de cuando en cuando voy comprando algún boli bueno que lamentablemente siempre acabo perdiendo, de todos modos, en mi opinión, un buen bloc de notas y un buen boli hace el ejercicio de apuntar cosas más agradable.
Aparte de mi moleskine utilizo Taskpaper para mi implementación GTD y este mismo blog para mantener un registro para mi de pensamientos sobre temas de mejora personal.
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Aún no he leído el libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva pero si he entendido una idea importante que ofrece Stephen Covey es la de las piedras grandes, big rocks
He mencionado antes que para organizar mi día, hago un listado de los TMIs que me gustaría tener acabados a lo largo del día. Funciona de maravilla y cada vez que puedo tachar el último TMI del día me siento contento y las cosas que logro acabar durante el resto del día, son bonus. Después de haber hojeado un poco las ideas de Covey, he introducido un nuevo concepto a mi organización: justamente el de las piedras grandes y tengo que decir que funciona más que bien.
El idea es simple.
Defines las piedras grandes primero y después rellenas con piedrecitas y arena alrededor (tus TMI).
Si rellenas tus bandejas de entrada (calendario, listado to-do) con piedrecitas y arena pronto no habrá espacio para las piedras grandes. Hay que recordar que productivdad no se trata de hacer más, si no hacer las cosas importantes.
Las piedras grandes son las cosas grandes que quieres tener acabadas esta semana, las piedras grandes funcionan como los TMI pero en un forma semanal; p ej, pasar tiempo con tus hijos, ir al dentista, cenar con amigos, jugar tenis, mirar las estadísticas de Google Analytics, pagar los impuestos.
Lo que he empezado hacer es planificar la semana antes de tiempo, colocando las piedras grandes primero.
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Teniendo tu propio estudio de diseño gráfico te toca hacer de todo un poco, bueno, mejor dicho, te toca hacer todo, desde buscar nuevos clientes, preparar presupuestos, realizar benchmarks, diseñar, maquetar, consultar, hacer project lead, cazar deudas etc etc, es mucho trabajo y es trabajo duro… pero a mi me encanta, y estoy disfrutando cada día.
Para mí lo más complicado es tratar con la multitarea, y creo que a todos lo afrontamos regularmente. No importa si tienes tu propio negocio o si eres estudiante. Trabajas en varios proyectos simultáneamente, alguien llama por teléfono contando maravillas sobre un nuevo chisme que “tienes que mirar” y a la vez entran 5 mails. Mientras pasa esto, estás intentando salir para buscar algo para comer y a la vez aprovechar para realizar unos recados. Estás manejando tareas con la velocidad de Carl Lewis.
Antes (me imagino) la multitarea no suponía ningún problema demasiado grande pero con la llegada de tantas tecnologías y la aceptación de una actitud de always-on (siempre conectado) hay una demanda tremenda de nuestro tiempo.
A continuación una pequeña guía como no practicar la multitarea, como trabajar en una manera sencilla que beneficiará tu salud Seguir leyendo »
Procrastinación es el mal hábito de posponer hasta el día después de
mañana lo que deberías haber hecho el día ante ayer.
- Napoleon Hill
He tocado el tema de procrastinación antes, pero sigo pensando que es uno de los temas más importantes que hay que superar para poder lograr nuestros objetivos personales, y por eso voy a seguir hablando sobre ello, una y otra vez.
El autosabotaje se manifiesta en muchas maneras pero una de las más obvias es cuándo parece que queremos evitar el éxito en nuestras vidas, el gran enemigo es, otra vez, la procrastinación. Como ya sabemos todos, lo más que esperamos hacer algo, lo más incrementamos las posibilidades de hacerlo mas o menos mal, o peor, no hacerlo de todo…
El resultado de procrastinación puede resultar en; oportunidades perdidas, horarios laborables largos, estrés et c. Tender a posponer cosas al último momento puede convertirse en un hábito difícil de romper.
A ver si podemos convertir ese mal hábito en un hábito vital, ¡seguimos!
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Estamos en junio ya, 5 meses han pasado y me parece un buen momento para revisitar una de las primeras razones porque empecé con Hábitos Vitales, mis objetivos personales para el año 2008. Tengo la sensación que compartiéndolos con todos vosotros, me voy a comprometer más.
Al principio del año escribí: Seguir leyendo »
Siempre pensé que Bruce Lee era algo más que un simple atleta que golpeaba y pateaba personas.
Igual que Picasso, siempre surgen citas aquí y allí de sus pensamientos, y que realmente te hace reflexionar sobre tu vida.
Aquí 7 lecciones sobre la vida por cortesía de Bruce Lee:
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Un objetivo sin un plan es solo un deseo - Antonie de Saint-Exupery
La semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a veces son directamente aburridas. Personalmente creo que demasiadas veces se convocan reuniones que son una pérdida de tiempo. Esto es muchas veces a debido a que no se entra en estas reuniones con objetivos fijados y tampoco itinerarios que muestren los puntos que se tratarán (p ej, normalmente no se envía un mail con un listado de las temas). Esto concluye saliendo de la reunión sin tener las próximas acciones claras para cada uno de los integrantes del equipo.
Pensándolo un poco más me dí cuenta que existe el mismo problema en proyectos dónde (por propia experiencia en empleos anteriores) no se define como qué es un proyecto exitoso. Es decir, ¿como se sabe que un proyecto es un éxito, si todos los integrantes del proyecto no tienen claro qué sensación da un proyecto exitoso?. Dá igual el tipo de proyecto: desde un festival que dura 3 semanas o la compra y la instalación de un nuevo reproductor Blu-Ray. Seguir leyendo »
El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine - Ley de Parkinson
Un mes de improvisación
Acabo de terminar un proyecto en el cual llevo un poco más de un mes dedicando todo mi tiempo, al principio del proyecto pensaba que todo estaba controlado pero poco a poco se fueron añadiendo más y más “proyectos dentro del proyecto” y al final resultó ser un proyecto faraónico y confieso que por momentos estuve bastante angustiado.
Aún más frustrante fue intentar ejecutar el proyecto en modo GTD haciendo listados que sobre papel parecieron lógicos pero que a los 15 minutos resultaron ser inútiles porque surgieron situaciones dónde teníamos que improvisar y replantear proyectos al instante, algo que pasó casi a diario durante un par de semanas. Seguir leyendo »
Yo diría que la revisión semanal es el momento clave en el proceso GTD.
Si pasas de hacerlo te encuentras con un sistema poco actualizado, sigue funcionando pero no como debe porque empiezas tener cosas en la cabeza y no paras en pensar en ellos, recuerden que el idea de GTD es sacar cosas de la cabeza para no tener que pensar en ellos. Mind like water.
Personalmente he descubierto que a veces ejecuto la revisión semanal en una manera bastante vaga (no siempre, pero confío que, a veces si. Puede ser que algo tiene que ver el hecho de que me siento para hacerlo los viernes por la tarde y lo que realmente quiero hacer es salir y tomar una cerveza con un amigo…).
Por eso utilizo esta lista de “provocaciones”. Es la misma que tiene David Allen en su libro, a mi me ayuda inmensamente a la hora de actualizar mi lista y espero que os sirve en vuestra búsqueda para la revisión semanal perfecta…
Me encantaría saber que piensan sobre la revision semana.
¿Dónde lo hacen? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¡Cuéntame!
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